Pisana žalba je dokument koji je prikladan kada postoji neka vrsta prigovora na odluku koja je donesena. U pravnom okruženju, pismo žalbe može sastaviti od strane odvjetnika kao žalbu zakonodavcima da preinače odluku koja trenutno definira neki aspekt lokalnog zakona. U poslovnom okruženju, pismo žalbe može se izdati od dobavljača dobavljaču u nadi da će obnoviti izgubljeni radni odnos ili kao sredstvo da zaposlenik zatraži od poslodavca da poništi neku nedavnu promjenu u postupku. U svojoj srži, pismo žalbe jednostavno je pokušaj da se tijelo preispita neka radnja ili odluka koja se dogodila.
Stvarni format žalbenog pisma vrlo je jednostavan i jasan. Uz vrlo malo promjena iz jednog okruženja u drugo, ovaj osnovni format jednako dobro funkcionira i za pozivanje lokalnih dužnosnika da preinače nedavnu odluku o pretvorbi jednosmjerne u dvosmjernu ulicu kao i kada zaposlenik traži od poslodavca da preispita nedavna promjena politike godišnjeg odmora. U svim slučajevima, pismo žalbe treba biti pisano strojem, a ne rukom, i treba biti strukturirano u standardnom obliku poslovnog pisma.
Početni paragraf žalbenog pisma utvrđuje tko piše pismo i kakav odnos pisac ima prema pitanju koje će biti obrađeno. Uz utvrđivanje identiteta pisca, prvi stavak također jasno identificira predmet protiv kojeg se žali. Nakon što su ove dvije činjenice čvrsto utvrđene, pisac može prijeći na iznošenje svojih dokaza.
Tijekom drugog stavka pisane žalbe, pisac ukratko osvrće na prirodu pitanja koje je predmet zabrinutosti. Ključne činjenice treba iznositi što je moguće jasnije, bez ikakvih pokušaja unošenja emocija u konstataciju činjenica. Korištenje formata s grafičkim oznakama kao dijela ovog stavka može biti korisno za privlačenje posebne pozornosti na obrazloženje trenutne odluke.
Nakon utvrđivanja činjenica korištenih za donošenje trenutne odluke, žalbeno pismo prelazi na početak iznošenja predmeta za ponovno razmatranje te odluke. Ovdje će se pisac poslužiti drugim činjenicama da opovrgne osnovu za prvobitnu odluku. Ideja je pružiti dovoljan razlog za ponovno razmatranje odluke pregledom prethodno korištenih informacija zajedno s ovim novim informacijama na koje se poziva pozornost u pismu žalbe. Poput drugog stavka, i ovaj odjeljak žalbenog pisma može koristiti metke kao način da se skrene pozornost na činjenice koje su posebno relevantne za situaciju.
Završni paragraf žalbenog pisma trebao bi jednostavno sažeti stav pisca i potaknuti primatelja pisma da uzme u obzir sve predstavljene činjenice kao osnovu za poništenje trenutne odluke. Sve riječi koje se koriste u ovom odlomku trebale bi biti usmjerene na promicanje poštenog i nepristranog pristupa ponovnoj evaluaciji, bez ostavljanja negativnih percepcija o bilo kome tko je sudjelovao u donošenju odluke na koju se sada žali.
Zapravo, važno je da pismo žalbe ostane relativno bez bilo kakvih emocija koje upućuju na nedostatak inteligencije ili pažnje na detalje od strane bilo koga tko je uključen u donošenje izvorne odluke. Svrha pisma žalbe nije omalovažavanje vještina ili misaonih procesa druge osobe ili grupe osoba. Iz tog razloga, pisac žalbenog pisma trebao bi svaku emocionalnu verbiju ograničiti na opise svoje ili njezine podrške za ponovno razmatranje odluke.
Također je važno da završni odlomak žalbenog pisma sadrži informacije o tome kako čitatelj može kontaktirati pisca radi daljnje interakcije po tom pitanju. Bez obzira na prirodu pitanja koje se razmatra, zahvala čitatelju na izdvojenom vremenu ključna je za održavanje profesionalnog stava.