Mnogi od nas upadaju u zamku vjerujući da se možemo sjetiti svakog koraka projekta ili svega što će nam trebati za odmor. Istini za volju, korištenje kontrolne liste može biti najpametnija stvar koju možemo učiniti za sebe. Nije uvijek lako zapamtiti 30 različitih namirnica ili sve korake pripreme razrađenog deserta. Međutim, korištenjem kontrolne liste možemo imati trajnu evidenciju o našim potrebama, obično redoslijedom koji je lako pratiti. Kada koristite kontrolnu listu, morate imati na umu nekoliko stvari.
Jedan savjet za učinkovito korištenje kontrolne liste je stvaranje dosljednog stila pisanja. Ako, na primjer, koristite kontrolni popis za praćenje procesa, koristite cijele rečenice ili barem kombinacije imenica/glagol. Svaka stavka na kontrolnoj listi treba biti u skladu sa svim ostalim stavkama:
1. Uzmi kofer iz ormara.
2. Spakirajte donje rublje i čarape.
3. Pronađite pribor za brijanje.
4. Presavijte košulje i hlače.
5. Zatvorite kofer.
Svi ovi predmeti međusobno se uklapaju u stilu. Razmislite koliko bi moglo biti zbunjujuće da koristite popis za provjeru kao što je ovaj:
1. Kofer u ormaru
2. Čarape
3. Pronađite komplet (brijanje)
4. Košulja, hlače. presavijeni?
5. Kofer je sada zatvoren.
Kada pojedinačni koraci nisu dosljedni i objašnjavajući, korištenje kontrolne liste postaje mnogo teže. Ako pišete kontrolni popis za nekoga drugog, kao što je čuvarica ili susjed, posebno je važno biti jasan i dosljedan.
Još jedan savjet za korištenje kontrolnog popisa je osigurati način prekriživanja stavki kako se postižu. Kada koristite kontrolni popis koji sadrži brojne upute ili stavke, može se vrlo lako izgubiti. Ponekad se poduži popis za provjeru može napraviti samo u fazama ili za dovršetak određenog koraka mogu biti potrebni sati. Uvijek treba postojati metoda za označavanje dovršenih stavki ili barem za označavanje točke zaustavljanja. Kada koristite kontrolnu listu, svakome bi trebalo biti jasno koji su koraci dovršeni, a koji nisu.
Kada koristite kontrolnu listu za kupovinu, može pomoći da zabilježite koji su artikli obavezni, a koji neobavezni. Postavljanje zvjezdice uz kritične artikle može omogućiti drugom korisniku da donese bolje odluke tijekom kupovine. Ako se pojavi problem s proračunom, kontrolni popis namirnica s jasno označenim prioritetima može biti od velike pomoći. Isto vrijedi i kada koristite kontrolnu listu za “uradi sam” projekt. Obavezni i izborni koraci mogu se zabilježiti ako vrijeme ili novac postanu faktor.
Mnogi ljudi kreiraju popis za kupnju ili popis obaveza prema potrebi, ali ne nužno najučinkovitijim redoslijedom. Kada koristite kontrolni popis, može pomoći organiziranje stavki prema glavnom planu. Za kupovinu namirnica, dogovorite kontrolni popis tako da odgovara vašem uobičajenom putu kroz prolaze trgovine. Započnite s prvim odjelom do kojeg ćete doći i od tamo ćete raditi. Kontrolni popis treba biti logično uređen kako bi se izbjeglo previše vraćanja unatrag ili propusta. Kada koristite kontrolnu listu za kućanske poslove, razmislite koliko će vremena trebati da se izvrši svaki zadatak. Ako prvo riješite najmanje dugotrajne poslove, možete otvoriti više vremena za one dulje, ili biste mogli izbjeći košenje travnjaka tijekom najtoplijeg dijela dana ili zalijevanje vrta prekasno navečer.
Često se isplati pažljivo pročitati sve stavke kada koristite kontrolni popis. Možda su neki dodatni alati ili sastojci potrebni za dovršetak kasnijeg zadatka na popisu. Pohranjivanje djelomično dovršenog projekta također može postati problem. Kontrolni popis organiziran je samo onoliko koliko ga je izradila osoba, stoga pokušajte biti što temeljitiji i točniji kada ga kreirate. Ako je netko drugi napisao popis za provjeru, budite sigurni da u potpunosti razumijete sve kratice, kodove ili tehnički žargon koji on ili ona može koristiti.