Postoji mnogo razloga za razmatranje kada se pripremate za organizaciju rođendanske zabave. Zabave mogu biti jednostavne poslijepodnevne afere s ponudom kolača, kave i hladnih napitaka, ili mogu biti razrađene zabave s iznajmljenim dvoranama, puno gostiju, punim barom i sjedećim obrokom. Kada ugošćujete rođendansku zabavu, najvažniji korak je razmišljanje o tome što bi rođendanu najviše prijalo. Ovo je posebno važno ako će zabava biti iznenađenje. Važno je osigurati da će vaš počasni gost uživati u iznenađenju, a ne biti šokiran ili iznerviran što ste doveli goste i zabavu ili njega ili nju.
Ako se pripremate ugostiti rođendansku zabavu koja je malena, imate najveću kontrolu nad stvarnom proslavom. Ponekad su intimna okupljanja prijatelja i obitelji najugodnija i najjednostavnija za planiranje. Ograničavanje osvježenja na samo kolače i pića olakšava planiranje i uživanje.
Trebali biste saznati omiljenu tortu rođendanskog dječaka ili djevojčice dok se pripremate za zabavu. Svakako ponudite razne opcije pića, a ako je okruženje neformalno, korištenje papirnatih tanjura u boji ili dekoracije može biti najbolji izbor za posluživanje torte. Ove neformalne zabave najbolje su u 7 ili 8 navečer ili nakon 2 popodne, što sugerira da osim torte nećete posluživati hranu.
Planirate li posluživati jelo, ljetni rođendani su naravno idealni za roštilj za ručak ili večeru. Možete, naprotiv, poslužiti brunch u bilo koje doba godine, ili ugostiti ručkove ili večere s jednostavnim tepsijama ili glavnim jelima. Ako imate samo nekoliko gostiju, prilično je jednostavno sami pripremiti ručak ili večeru. Ako je popis gostiju ogroman, možda ćete htjeti unajmiti ugostiteljske usluge ili zamoliti druge goste da donesu različite vrste jela. Obavezno sami priskrbite tanjure, stakleno posuđe i srebrno posuđe koje se lako može iznajmiti ako nemate dovoljno posuđa.
Za velike zabave ima smisla slati službene pozivnice kako biste mogli procijeniti koliko hrane i pića možda trebate osigurati. Ako zapošljavate ugostiteljsku uslugu, plaćate naknadu po osobi. Planirajte slanje pozivnica otprilike mjesec do 6 tjedana unaprijed, s vremenom za odgovor najkasnije tjedan dana prije datuma rođendana. Također, uvijek planirajte da se pojavi nekoliko ljudi koji nisu odgovorili.
Ako imate temu, kao što je kostimirana zabava ili havajski luau, trebali biste se pripremiti za ugostiti rođendansku zabavu tako da se pobrinete da vaši gosti budu upoznati s tom temom. Nije zabavno ići na zabavu u smokingu ili večernjoj haljini ako svi ostali nose havajske košulje ili kokosove grudnjake i suknje od trave. Za određene tematske zabave možete jednostavno urediti kostime, a često možete kupiti kostime na veliko.
Dok se pripremate za zabavu, razmislite o svom proračunu. Veće zabave koštat će mnogo više, a možda ćete htjeti ugostiti nekoliko osoba kako biste podijelili troškove. Ako si ne možete priuštiti veliku zabavu, nemojte se osjećati loše. Mogućnost večeri podijeljene s nekoliko prijatelja ili članova obitelji obično je oduševljavajuća za dobitnika.
Ako djelujete sami kao domaćin, možda ćete htjeti angažirati nekoliko prijatelja da pomognu da zabava prođe glatko. Odredite nekoga da posluži tortu ili da se pobrine da gosti budu opskrbljeni pićem ili sladoledom. Saznanje da imate pomagače često će smanjiti vašu tjeskobu dok se pripremate za organizaciju rođendanske zabave i dat će vam priliku da i sami uživate u zabavi.