Način osiguravanja službene putovnice uvelike ovisi o zakonima jurisdikcije koja ih je izdala. Različite zemlje i države imaju vlastite postupke za podnošenje zahtjeva za putovnicu; postoji, međutim, nekoliko zahtjeva koji ostaju prilično dosljedni bez obzira na trenutačnu lokaciju podnositelja zahtjeva. U većini zemalja, pojedinci će morati pripremiti nekoliko ovjerenih službenih dokumenata kako bi potvrdili svoj identitet, kao i potvrdu o službenoj prirodi svojih putovanja. Većina, ako ne i svi, podnositelji zahtjeva također će morati osobno nastupiti u određenim odjelima za vanjske poslove ili putovanja svojih zemalja. Pojedinci koji rade na državnim i vojnim položajima često će dobiti pomoć pri dobivanju službene putovnice od svojih odjela.
Službena putovnica izdaje se pojedincima koji moraju putovati radi obavljanja određenih usluga državi; kao takvi, ti se dokumenti često izdaju besplatno za podnositelja zahtjeva, za razliku od običnih turističkih putovnica. Kako bi se prijavili za jedan, pojedinci se prvo trebaju prijaviti za zadatak koji kontrolira vlada i koji zahtijeva putovanje u inozemstvo. To bi moglo uključivati medicinske misije, diplomatski posao ili vojnu službu, između ostalih odgovornosti. Iako su neki od ovih zadataka otvoreni za volontere iz javnosti, većina njih zahtijeva osobnu povezanost s državnom agencijom.
Kandidati će trebati potvrdu da su njihova putovanja službena. To često dolazi u obliku ovjerenih dokumenata koje izdaje državni službenik. U nekim slučajevima bit će dovoljna osobna iskaznica koju je izdala država; u drugima je izravan telefonski poziv iz ureda tijelu izdavatelju dovoljan da se pojedinac odobri za prijavu. Međutim, te su prilike relativno rijetke, pa je službena dokumentacija najbolji način potvrde.
Ostatak postupka obično je isti kao i postupak za stjecanje obične turističke putovnice. Podnositelji zahtjeva za službenu putovnicu morat će pripremiti niz dokumenata koje je izdala vlada, uključujući, ali ne ograničavajući se na, rodni list, državnu vozačku dozvolu i poreznu potvrdu. Putničke agencije preporučuju podnositeljima zahtjeva da pripreme nekoliko kopija ovih dokumenata, budući da neki putnički odjeli čuvaju dostavljene datoteke.
Kandidati će također morati zakazati termin za sve osobne nastupe koji bi mogli biti potrebni. Neki odjeli mogu zahtijevati pojavljivanje na razgovoru ili jednostavno potpisivanje putovnice i poziranje za identifikacijsku fotografiju. Vrijeme obrade i isporuke ovisi o zemlji i lokaciji podnositelja zahtjeva. Službena putovnica također se može izdati supružniku podnositelja zahtjeva i svim uzdržavanim osobama u pratnji, ako je primjenjivo. Osobe sa službenom putovnicom također bi trebale osigurati da posjeduju odgovarajuću vizu za svoja odredišta, jer su oba dokumenta potrebna za putovanje.