Odabir najbolje video konferencije ovisi o mnogim čimbenicima poput broja ljudi koji će sudjelovati i koje računalne operacijske sustave ti ljudi koriste. Osim toga, možda ćete htjeti odabrati tvrtku za videokonferencije koja dopušta nadogradnju na vrhunske usluge kako bi vaši softverski programi mogli rasti s vašim poslovanjem. Općenito, programi za video konferencije imaju manje značajki i podrške od onih koji se plaćaju, ali i dalje mogu biti vrijedan resurs za malu tvrtku. Obitelji i prijatelji također mogu koristiti besplatne video konferencije kako bi ostali u kontaktu kada osobne interakcije nisu opcija.
Besplatni programi za videokonferencije obično ne dopuštaju da se sastane više od 10 ljudi odjednom. Uobičajeno je od dvije do šest osoba, s tim da je dopušteno više osoba ako primarni korisnik nadogradi na plaćenu uslugu. Ovo ograničenje može biti ozbiljan nedostatak ili čak razbijanje dogovora za tvrtku, ali obično je savršeno za neposlovne ljude poput obitelji i prijatelja da ostanu u komunikaciji. Ako trebate besplatne video konferencije za desetak ljudi ili više, vaše mogućnosti mogu biti male. Dobra vijest je da su video konferencije relativno jeftine kada se plaća usluga koja podržava manje od dvadesetak ljudi.
Neki besplatni programi za video konferencije podržavaju samo određene operacijske sustave; na primjer, Apple® iChat® program za razmjenu trenutnih poruka i videa dizajniran je samo za Mac OS®. Velika većina besplatnih programa za video konferencije napravljena je ili za Windows® ili podržava sve operacijske sustave, uključujući Linux®. Manje besplatnih programa za video konferencije temelji se na pregledniku, što znači da se ne moraju preuzimati i instalirati. To može biti korisno ako vaši zaposlenici koriste zajednička računala ili operativni sustav koji nije široko podržan. Međutim, oni imaju specifične nedostatke, poput toga da su ponekad skloniji štucanju veze od instaliranih programa.
Posebno koristan aspekt nekih besplatnih programa za video konferencije je mogućnost nadogradnje, dobivanja više značajki i većih prostorija. Takvi se programi mogu koristiti za pripremu rasta tvrtke u mjesecima ili godinama od trenutka kada ste počeli koristiti uslugu. To omogućuje glatkiju tranziciju nego da zaposlenike nauče i postanu ugodni s novim sustavima za video konferencije. Neki se programi mogu nadograditi kako bi doslovno stotine ljudi omogućili video konferenciju u isto vrijeme. Iako su obično skupe, ove usluge često dolaze s puno značajki koje besplatni softver za video konferencije nema.