Virtualna govorna pošta vrsta je komunikacijskog alata koji omogućuje stvaranje i korištenje računa govorne pošte u mrežnom okruženju. Uz ovu posebnu vrstu rješenja, nema potrebe za telefonskom sekretaricom ili uredskim telefonskim sustavom s govornom poštom. Umjesto toga, virtualni račun govorne pošte postavljen je za povezivanje s udaljenim poslužiteljem na kojem se pohranjuju dolazne poruke. S većinom aplikacija moguće je pristupiti i pregledati te poruke pomoću telefona opremljenog uslugom tonskih signala ili bilo kojeg računala ili ručnog uređaja s internetskom mogućnošću.
Uz usluge virtualne govorne pošte koje danas nudi veliki broj davatelja, osnovna funkcija usluge uključuje mogućnost preusmjeravanja dolaznih poziva na uslugu govorne pošte, ako se na poziv ne odgovori unutar određenog broja zvona. Pozivatelja se pozdravlja i daje mu mogućnost da ostavi poruku. Nakon što se poruka snimi i pozivatelj prekine vezu, sustav će generirati obavijest e-poštom klijentu. Obično će poruka sadržavati osnovne podatke, kao što su datum i vrijeme kada je poruka ostavljena. Napredniji sustavi virtualne govorne pošte mogu uključivati informacije kao što su podaci o ID-u pozivatelja koji se odnose na poruku, uključujući telefonski broj pozivatelja.
Svaka poruka snimljena pomoću virtualne govorne pošte može se dohvatiti na više načina. Jedan pristup je korištenje telefona za biranje poslužitelja u kojem se nalazi usluga govorne pošte, unošenje ispravnih pristupnih kodova i slušanje poruka koristeći upute koje se unose u tonsku tipkovnicu na telefonu. Druga strategija je prijava na internetsku stranicu koja je povezana s uslugom govorne pošte i slušanje audio streama poruke putem Interneta.
Korištenje virtualne govorne pošte u poslovne svrhe pametan je potez, budući da ova vrsta komunikacijskog alata može biti vrlo praktična u brojnim slučajevima. Zaposlenici koji putuju primaju pravovremenu obavijest o poruci ostavljenoj u govornoj pošti i mogu koristiti bilo koji način koji im je najprikladniji za pristup poruci. Istodobno, ako je telefonski sustav tvrtke oštećen ili na neki drugi način ne može raditi na određeno vrijeme, dolazni pozivi mogu ići izravno na virtualne račune govorne pošte ključnih zaposlenika. Odatle zaposlenici mogu koristiti mobilne telefone za dohvaćanje poruka i odgovaranje e-poštom ili korištenje usluga mobilnog telefona za povezivanje s pozivateljima.