Telefonske sekretarice za standardne stacionarne telefone, kao iu slučaju fiksnih telefona, stvarni su uređaji koji snimaju nečiji glas na kraju upita. Za razliku od ovih uređaja, mobilne telefonske sekretarice koriste centralizirani mrežni sustav koji korisnicima omogućuje razmjenu glasovnih snimaka u obliku poruka. Te se glasovne poruke obično prevode u digitalne podatke, koji se mogu pohraniti u računalnu bazu podataka.
Izum telefona revolucionirao je komunikacijski svijet. Ljudi se više nisu morali oslanjati na interakciju licem u lice ili na mukotrpno sporu poštansku uslugu jer su mogli doći jedni do drugih birajući određene brojeve. Većina tehnološkog razvoja doživljava značajnu količinu napretka i inovacija usmjerenih na trajno poboljšanje. U slučaju telefona jedno je poboljšanje došlo u obliku mobilnih telefona.
Za razliku od stacionarnog i često glomaznog telefona, mobilni telefoni koriste satelite kako bi omogućili korisniku da putuje i koristi mali mobilni uređaj kao telefon. To je doista revolucioniralo telefonsku industriju, dopuštajući ljudima da koriste telefone s bilo kojeg mjesta. Mogućnost nazvati nekoga s bilo kojeg mjesta ne znači nužno da ćete doći do njega ili nje, stoga je važnost mobilne telefonske sekretarice.
Mobilna sekretarica odnosi se na snimku, bilo ljudsku ili sintetiziranu, koja poziva pozivatelja da ostavi poruku osobi ili mjestu koje ne može odgovoriti. Za usporedbu, telefonska sekretarica radi na snimanju zvuka. Mobilni ili mobilni ekvivalent pretvara ovaj zvuk u numeričke podatke, koji se zatim pohranjuju u bazu podataka koja je potencijalno daleko. Ova metoda omogućuje pohranjivanje ogromne količine slušnih podataka bez zauzimanja značajne količine prostora, često štedi tvrtkama novac u tom procesu i pruža još jedan razlog zašto se mobilna telefonska sekretarica često preferira.
Korisnik mobilnog telefona može pristupiti tim podacima dokazujući svoj identitet. Nakon što se to potvrdi, pomoću šifre ključa ili lozinke, pohranjeni podaci se pretvaraju natrag u zvuk ili glas u kojem su prvobitno pohranjeni. Na taj način mobilna sekretarica pohranjuje i pušta glasovne poruke za ljude na lokacijama diljem svijeta. Mobilna sekretarica ne mora postojati kao stvarni objekt, pa je praktičnija i pruža slobodu svojim korisnicima. Iz tog razloga većina ljudi radije koristi mobilnu telefonsku sekretaricu nego njen stacionarni kolega.