Iako se ova dva pojma ponekad koriste naizmjenično, web i video konferencije zapravo su dva različita komunikacijska proizvoda. Iako oba proizvoda mogu koristiti video na neki način, svaki ima određene aplikacije koje ih čine idealno prikladnim za određene situacije. Tehnologija koja se koristi za web i video konferencije također je malo drugačija, što bi trebalo uzeti u obzir pri odabiru održavanja sastanka koji može uključivati korištenje bilo kojeg proizvoda.
Videokonferencije su alat koji je dizajniran da pruži točno ono što naziv implicira. Obično će ova vrsta konferencije omogućiti sudionicima okupljenim na dvije ili više lokacija da se vide i čuju tijekom sastanka. Ova vrsta okupljanja u stvarnom vremenu obično je olakšana korištenjem mosta za video konferencije koji je sposoban podržavati i audio signal i video stream uživo. Ovisno o razini sofisticiranosti uključene video opreme, i moderator sastanka i sudionici mogu podijeliti zaslon za gledanje kako bi vidjeli sve strane istovremeno.
Jedna ključna razlika između web i video konferencija je oprema potrebna za održavanje sastanka. Iako neke tvrtke održavaju vlastitu opremu za video konferenciju, to može biti prilično skup pristup. Mnoge tvrtke će koristiti konferencijske sobe dostupne lokalno, obično provodeći ono što je poznato kao certifikacija web mjesta u nekom trenutku prije sastanka uživo. Ovo je jednostavno test u kojem se pružatelj video konferencije povezuje sa svakom konferencijskom dvoranom kako bi se uvjerio da je oprema kompatibilna s konferencijskim mostom koji se koristi za organiziranje sastanka, kako u pogledu kvalitete vizualnog prijenosa tako iu pogledu jasnoća zvuka. To može biti važno u brojnim scenarijima, kao što je uzimanje službenog iskaza ili vođenje bilo kojeg sastanka u kojem je sposobnost vidjeti lica važna kao i izgovorene riječi.
Web konferencija je online alat koji omogućuje dijeljenje podataka kao i audio prijenosa u sklopu sastanka. Ti podaci mogu biti u obliku neke vrste videa, ali mogu uključivati i dijeljenje dokumenata, proračunskih tablica i prezentacija. Osim toga, web konferencije često uključuju širi raspon alata koje moderator može koristiti za kontrolu sastanka. Za razliku od videokonferencija, obično nije potrebna posebna oprema; web-konferenciji se može sudjelovati na bilo kojem računalu s internetskom vezom i dovoljnom količinom resursa za prijenos podataka. Web konferencije mogu uključivati strujanje zvuka preko weba ili koristiti neovisnu vezu putem telefonske linije.
I web i video konferencije su održivi poslovni alati koji su idealni za određene aplikacije. Kada je vizualni dio uživo, kao što je pomoć tehničarima da pomognu kupcu u popravku dijela strojeva s udaljene lokacije, videokonferencija uživo je neophodna. Istodobno, web-konferencija će dobro funkcionirati kada prikazuje prezentaciju ili dopušta nekoliko ljudi na udaljenim lokacijama da istovremeno surađuju na dokumentu. Obično postoji i razlika u cijeni između web i video konferencija, pri čemu je opcija web konferencije pristupačnija opcija. To se brzo mijenja jer se troškovi videokonferencija i potrebne opreme nastavljaju smanjivati jer novija tehnologija omogućuje ovu opciju čak i manjim tvrtkama.