Snimanje dokumenata bitan je element današnjeg poslovanja. Kao sredstvo za stvaranje elektroničkih kopija važnih papira, dijagrama i slika, slikanje dokumenata pomaže da se poslovna dokumentacija može sigurno spremiti i arhivirati. Ovdje su osnove vezane za snimanje dokumenata, uključujući pohranu i distribuciju spremljenih slika.
Slikanje papirnatih dokumenata vrlo je jednostavno. Sve što je stvarno potrebno je kvalitetan skener, USB kabel za spajanje skenera na računalo, a zatim softver za skeniranje koji će omogućiti da se spremljena slika imenuje i pohrani. Dok su skeneri dokumenata nekada bili skupi, kvalitetne jedinice danas su dostupne po vrlo razumnim cijenama. To omogućuje snimanje dokumenata i za tvrtke i za dom.
Nakon što se softver učita na tvrdi disk i sustav prepozna skener, jednostavno stavite dokument licem prema dolje na zaslon skenera i pritisnite tipku za početak da biste pokrenuli skeniranje. Radeći na način sličan kopirnom stroju, skener će stvoriti sliku dokumenta, radeći s jednog kraja na drugi. Kada se stranica dovrši, bit će moguće koristiti softver za imenovanje skeniranog dokumenta, a zatim ga pohraniti na tvrdi disk računala. Alternativno, skenirani dokument se može učitati na CDR ili prenijeti na poslužitelj radi pohrane i preuzimanja.
Prednosti skeniranja dokumenata su brojne. Prvo, stvaranje elektroničke kopije vrijednih dokumenata osigurava da se čak i u slučaju gubitka izvornika može ponovno stvoriti ispisom elektroničke kopije. Drugo, vrijedne arhive iz prošlih godina mogu se snimiti i sačuvati, budući da slika dokumenta stvara kopiju koja neće izblijedjeti, požutjeti s godinama ili postati krhka tijekom vremena. Na kraju, slikanje dokumenata olakšava dijeljenje kopija papirnatih dokumenata s udaljenim lokacijama.
Na primjer, ako je prodajni suradnik izvan zemlje i treba vidjeti kopiju ugovora s klijentom, nema potrebe za nagomilavanjem troškova vezanih uz izradu papirnate kopije i slanje putem kurirske službe. Umjesto toga, skenirani dokument se može jednostavno poslati e-poštom ili postaviti na mrežu kojoj suradnik može pristupiti. Ono što je prije trajalo danima, sada je potrebno samo nekoliko minuta da se postigne pomoću snimanja dokumenata.
Snimanje dokumenata promijenilo je način na koji mnoge tvrtke pohranjuju važne dokumente, kao i znatno olakšalo dohvat podataka kada je to potrebno. Bilo da se dokumenti sastoje od slika, ugovora ili shema zgrada, slike važnih radova su sačuvane i dostupne kad god su potrebne.