Većina tehnologija za video konferencije može se organizirati u različite vrste hardvera potrebnog za video konferencije i softvera koji se koristi za uspostavljanje veze između sudionika. Standardni hardver počinje s audio i video opremom potrebnom za ove vrste komunikacija, uključujući kamere, mikrofone i zvučnike. Ostale potrebe za hardverom su općenitije i uključuju računala i monitore, priključne uređaje ili opremu za mreže, kao i sve specijalizirane ulazne uređaje koji bi mogli biti potrebni. Tehnologija videokonferencija također uključuje softver koji se koristi za ove vrste konferencija, obično uključujući programe za uspostavljanje veze između korisnika i softvera za uređivanje videa ili zvuka.
Tehnologija video konferencije obično se odnosi na hardver i softver koji se zahtijeva od korisnika koji su dio video konferencije. Jedna od najvažnijih komponenti ove vrste tehnologije je oprema koja se koristi za snimanje zvuka i videa. To obično uključuje jednu ili više kamera, kao i barem jedan mikrofon, a oni se često postavljaju na različite načine ovisno o broju govornika na konferenciji. Ako brojni pojedinci koriste tehnologiju videokonferencija kako bi svi zajedno komunicirali, onda je svakom od njih vjerojatno potreban mikrofon, a možda će trebati i kamera ili web kamera.
Postoji i mnogo drugih tehnologija za video konferencije koje se koriste u takvim konferencijama, uključujući i druge dijelove hardvera. Svaka osoba koja gleda ili sudjeluje u ovoj vrsti konferencije obično zahtijeva računalo i monitor. Obično su potrebni i uređaji za unos poput miša i tipkovnice, iako neki sustavi mogu koristiti specijaliziraniju opremu za unos. Sva ova tehnologija za video konferencije obično je povezana s mrežom kako bi se korisniku omogućilo povezivanje s drugim korisnicima i primanje podataka koje šalje domaćin.
Softver je važna vrsta tehnologije za video konferencije. Mogu se koristiti različiti programi koji omogućuju pojedinim članovima konferencije da se međusobno povežu i komuniciraju. Ovi programi mogu omogućiti jednom domaćinu da pruži audio i video sadržaj za druge klijente ili dopustiti da više pojedinaca vide i čuju jedni druge dok komuniciraju u stvarnom vremenu.
Neke tehnologije videokonferencija mogu uključivati i druge programe koji se koriste za stvaranje videokonferencija. Ako je konferencija snimljena, a zatim putem interneta za druge, tada se može koristiti softver za uređivanje za izradu konačne datoteke konferencije. Drugi programi se također mogu koristiti za dodavanje animacija ili informativnih grafika u video prezentaciju.