Skener dokumenata je stroj koji može kopirati fizički predmet i prenijeti njegovu sliku na računalo. Postoji nekoliko vrsta ovih strojeva, uključujući plošne skenere i skenere s papirom. Korištenje takvog stroja općenito zahtijeva poseban softver. U većini slučajeva, skener dokumenata dizajniran je posebno za kopiranje slika ili teksta na papir.
Skener dokumenata može biti samostalni stroj ili može biti dio većeg, višenamjenskog uređaja. Ovi strojevi omogućuju digitalno kopiranje dokumenta i pregled slike dokumenta na računalu. Neki od glavnih dijelova skenera su staklena ploča, glava za skeniranje i poklopac.
Na ravnom skeneru poklopac se podiže i dokument se stavlja licem prema dolje na staklenu ploču. Nakon što se poklopac zatvori i stroj se pokrene, glava za skeniranje prati dokument od jednog do drugog kraja. Rezultati se zatim šalju sa skenera dokumenata na računalo. Ako računalo nije dostupno, mnogi od tih strojeva imaju memoriju koja može pohraniti kopirane informacije.
Ravni skener općenito je dizajniran za slike i tekst. Moguće je, međutim, skenirati objekt s uređajem. To se može učiniti jednostavnim postavljanjem predmeta na staklenu ploču. Treba, međutim, napomenuti da je vjerojatno da će se kopirati samo dio slike koji dolazi u dodir sa staklenom pločom. U nekim slučajevima, ravni skener može uključivati ulagač listova, koji automatski prolazi dokumente kroz skener bez potrebe za otvaranjem uređaja i pozicioniranjem svake stranice pojedinačno.
Skener s papirom nema poklopac ili staklenu ploču. U većini slučajeva korisnik ubacuje dokument koji treba kopirati u utor ili ulagač listova u stroju. Dokument se obično automatski pomiče kroz stroj. Dok se kreće, glava za skeniranje kopira podatke koji se nalaze na dokumentu, a izvorni dokument se izbacuje.
U nekim slučajevima, skener je jedna komponenta većeg stroja. Na primjer, postoje kombinirani strojevi koji uz faks, fotokopirni uređaj i pisač uključuju skener. Prije nego što bilo koji tip skenera funkcionira s računalom, obično je potrebno učitati određeni softver na računalo. Nakon što se to učini, stroj se često može kontrolirati pomoću računala.
Većina skenera je povezana s računalom pomoću kabela koji se spaja na dostupni priključak, često USB priključak. Možda je moguće umrežiti skener dokumenata tako da može funkcionirati s više računala bez izravnog povezivanja na svako od njih. Skener dokumenata također obično ima kabel za napajanje. Ovaj je kabel za napajanje često odvojiv, što omogućuje njegovu zamjenu ako se stroj treba koristiti u zemljama s različitim električnim sustavima.