U mnogim uredima i sudnicama stručnjaci za informiranje koriste diktafonske prepisivače za snimanje i obradu izgovorenih riječi u svrhu dokumentiranja različitih događaja. Diktafoni su prisutni od ranih 1900-ih i krasili su stolove poslovnih, pravnih i zdravstvenih stručnjaka kao važan alat koji se koristi za upravljanje informacijama. Opremu za transkripciju najčešće koriste liječnici, tajnici i sudski zapisničari, ali je također koriste pisci, učitelji i drugi stručnjaci za snimanje i obradu izgovorenih bilješki.
Iako je američki izumitelj Thomas Edison odigrao ključnu ulogu u njegovom izumu, prvi diktafonski prepisivači nisu bili službeno dostupni potrošačima sve do 1907. godine, kada je naziv “Dictaphone” postao zaštitni znak tvrtke Columbia Graphophone Company. Ova rana verzija omogućila je korisnicima da snime svoj glas na voštane cilindre koji se mogu reproducirati za kasnije slušanje. Ovaj primitivni uređaj često se koristio za snimanje velikih govora političkih i građanskih vođa tog vremena.
Pedesetih godina prošlog stoljeća, zbog dostignuća u tehnologiji, diktafonski prepisivač pretvoren je u manju stolnu jedinicu koja je kao materijal za snimanje koristila magnetsku rezonancijsku vrpcu. Današnji diktafonski prepisivači mogu biti mali poput olovke i dolaze u dva oblika: kaseta ili digitalna pohrana glasa. Osim toga, mnogi su prepisivači sada integrirani sa telefonskim i računalnim softverskim sustavima, što stvara sigurnije okruženje u kojem se pohranjuju ogromne količine informacija.
Prepisivači diktafona nalaze se u mnogim uredima, jer s lakoćom omogućuju korisnicima da snime svoje izgovorene bilješke za kasniju upotrebu. Dok neki korisnici diktafona odlučuju čuvati svoje zapise u formatu glasovnog zapisa, mnogi drugi koriste usluge usluge transkripcije kako bi prikrili govorne zapise u pisani tekst. Najčešće tu dužnost obavlja uredska tajnica, pomoćni pravnik ili profesionalni transkripcionist, od kojih su svi vješti u slušanju i snimanju bilješki u pisane formate specifične za industriju.
Praktična upotreba diktafonskog prepisivača uključuje snimanje bilješki slučaja za pravne postupke, liječnička izvješća o liječničkim pregledima i snimanje javnih i korporativnih sastanaka. Osim toga, mnogi profesionalci poput pisaca, učitelja i javnih govornika koriste prepisivače za snimanje bilješki koje se kasnije prevode u pisana djela kao što su izvješća i knjige. Prepisivače također često koriste učenici koji žele izbjeći vođenje pisanih bilješki tijekom nastave.
Uz porast tehnologije za prepoznavanje glasa i mobilnih uređaja koji uključuju aplikacije za snimanje glasa, tradicionalni prepisivač diktata mogao bi postati stvar prošlosti. Međutim, sve dok postoje informacije koje treba stvoriti i pohraniti, transkripcija će najvjerojatnije i dalje biti vrijedan aspekt poslovanja u svijetu. Transkripcijom u cjelini jednostavno će se upravljati učinkovitijim i sigurnijim metodama nego što to može pružiti staromodna oprema za diktiranje.