Digitalna telefonska sekretarica, koja se ponekad naziva i “digitalna sekretarica”, elektronički je uređaj koji je spojen na fiksni telefon u svrhu snimanja i pohranjivanja poruka pozivatelja. Uređaj će odgovoriti na dolazne pozive, obično nakon određenog broja zvona, a zatim će uputiti pozivatelje da ostave poruku. On ih bilježi na digitalni čip, prateći točan datum i vrijeme svakog poziva. Vlasnici često mogu daljinski pristupiti pohranjenim porukama, bilo pozivom uređaja ili ponekad putem namjenske internetske stranice, a gotovo uvijek se mogu reproducirati i na samom uređaju. Digitalni sustavi za odgovor na pozive uobičajeni su u kućnim i uredskim postavkama i obično se mogu postaviti s više poštanskih sandučića za različite korisnike.
Osnovna mehanika
Uključena tehnologija obično je prilično jednostavna. Neke telefonske slušalice i bazne stanice dolaze s već ugrađenim digitalnim javljanjem, au tom slučaju sve što korisnik treba učiniti je postaviti ga. Često se uređaji mogu kupiti i samostalno. U tim slučajevima, uređaj mora biti priključen i na izvor napajanja i na telefonsku liniju, bilo izravno ili putem utičnice na baznoj stanici samog telefona.
Digitalni čip je ugrađen u uređaj i na njemu se pohranjuju poruke. Mnoge su prve telefonske sekretarice snimale poruke na vrpcu, koje su se mogle premotavati, reproducirati i snimati s vremena na vrijeme. Digitalni sustav uklanja potrebu za trakom i općenito pruža pouzdaniju uslugu pohranjivanja poruka. Obično je puno teže napuniti ove vrste poštanskih sandučića, iako je to moguće. U ovim slučajevima problem nije ponestaje trake, već ponestaje memorije. Ljudi koji često imaju ovaj problem često traže modele s više memorije ili traže načine za nadogradnju kapaciteta čipa koji već imaju.
Kako se koristi
Ljudi mogu koristiti digitalne telefonske sekretarice i kod kuće i u uredu ili poslovnom okruženju. U oba slučaja, korisnik obično može snimiti prilagođeni odlazni pozdrav koji će pozivatelji čuti prije nego što ostave poruku ili će sustav za odgovor na pozive pružiti brojne standardizirane izbore pozdrava. Sustavi za kućnu upotrebu često dolaze s brojnim slušalicama s manjim baznim stanicama koje se mogu koristiti u kući.
Mnoge jedinice imaju kapacitet za stvaranje različitih poštanskih sandučića za različite korisnike. Na primjer, pozivatelju se može uputiti da pritisne jedan da ostavi poruku Jimu ili pritisne dva da ostavi poruku za Jessicu. Ova vrsta sustava odgovaranja može biti korisna za velike obitelji u kojima svaki od članova prima mnogo poruka ili za male tvrtke sa samo nekoliko zaposlenika. Neki se mogu koristiti samo s jednom telefonskom linijom, ali drugi mogu prihvatiti dolazne pozive s dvije ili više pojedinačnih linija.
U uredu se sustav odgovaranja često naziva “govorna pošta” i vjerojatno će obuhvatiti cijeli ured. Zaposlenici obično imaju vlastiti digitalni poštanski sandučić kojem se najčešće pristupa putem internog broja koji se odvaja od glavnog telefonskog broja tvrtke. Zaposlenici se često upućuju da snimaju vlastite pozdrave i da redovito provjeravaju poruke sa svojih pojedinačnih telefona — ponekad biranjem vlastitih ekstenzija ili slušanjem na baznoj stanici.
Dohvaćanje poruka
Digitalne sekretarice obično označavaju nove poruke zvučnim signalom, bljeskanjem ili osvijetljenim brojem koji pokazuje koliko poruka čeka. Najlakši način da ih čujete je pritiskom na gumb s oznakom “play” na uređaju, ali to obično nije jedina opcija. Mnogim telefonskim sekretaricama se može pristupiti na daljinu jednostavnim pozivom na vlastiti telefonski broj i unosom unaprijed postavljenog koda. Sustav će zatim reproducirati poruke preko telefona dok će ih čuvati pohranjene na uređaju za kasniji pristup. Ovisno o tome kako je sustav postavljen, korisnici mogu također moći pregledavati i prikazivati poruke na čekanju s namjenske web stranice.
Razlikovanje mobilne govorne pošte
Može doći do neke zabune između digitalnih telefonskih sekretarica i programa poznatih kao “digitalna govorna pošta”, koji su uobičajeni kod mnogih mobilnih i mobilnih operatera. Mobilni telefoni često dolaze s opcijom usluga glasovne pošte, ali to obično nisu pravi digitalni sustavi jer nisu neovisni dijelovi tehnologije. Umjesto toga, oni su aspekti osnovne telefonske usluge. Ove vrste poruka obično se pohranjuju ili u oblaku ili kod davatelja usluga i općenito nisu tako trajne.