Softver za modeliranje poslovnih procesa skup je za kupnju i zahtijeva obuku, vrijeme i trud za implementaciju. Softver mora služiti organizaciji nekoliko godina. Korištenje softvera utjecat će na poslovni proces organizacije. Važno je da organizacije pažljivo procijene svoje tehničke, funkcionalne i potrebe za podrškom te uspoređuju ponudu nekoliko dobavljača softvera za modeliranje poslovnih procesa kako bi odabrali onaj koji nudi najbolju vrijednost.
Organizacija bi možda željela prvo uspostaviti tim za evaluaciju softvera za male poslovne procese kako bi utvrdila potrebe organizacije i razvila zahtjev za prijedlogom (RFP). Tim se može sastojati od menadžmenta i zaposlenika koji imaju niz stručnosti u područjima na koja će softver utjecati. RFP koji je izradio ovaj tim može se poslati nekolicini odabranih dobavljača za koje se čini da su sposobni ispuniti zahtjeve organizacije.
Tim za evaluaciju razmotrit će značajke i funkcionalnost softvera te ih usporediti s potrebama organizacije. Vrste i formati proizvedenih modela bit će važni. Sposobnost generiranja koda iz modela za razvoj softverskih aplikacija može biti kritična u nekim situacijama. Ako će se procesni modeli koristiti u razvoju softvera, modeli koje generira novi sustav moraju biti kompatibilni. Ostale značajke koje se mogu procijeniti uključuju izvješćivanje, upravljanje dokumentima, izradu obrazaca, motore za poslovna pravila i upravljanje korisnicima.
Poslužitelj poslovnih procesa poseban je dio softvera koji može ponuditi mogućnost korištenja modela procesa u dizajniranju radnih tokova. Tehnologija i ljudi su u interakciji s tijekovima rada kako bi upravljali svojim aktivnostima. Ako je ova funkcija potrebna, to može utjecati na procjenu softvera.
U nekim slučajevima, softver za modeliranje mora zadovoljiti određene industrijske standarde, kao što je notacija modeliranja poslovnih procesa. Neformalni standardi mogu potaknuti određene softverske proizvode za modeliranje poslovnih procesa da budu dobro prihvaćeni u određenim industrijama. Evaluacijski tim možda želi razmotriti softver koji je uspješno implementiran u svojoj industriji.
Softverska podrška, kako tijekom implementacije tako i nakon instalacije, može biti od vitalnog značaja. Softver za modeliranje poslovnih procesa može biti složen za implementaciju i održavanje. Tim za evaluaciju želi utvrditi je li podrška dobavljača softvera prikladna za potrebe organizacije.
Neke organizacije će moći koristiti određeni softver kakav jest, dok će ga druge možda morati prilagoditi. Tim za evaluaciju trebao bi razmotriti hoće li biti potrebna prilagodba kako bi se zadovoljili zahtjevi organizacije. Prilagodba povećava troškove unaprijed, a može povećati troškove u budućnosti prilikom nadogradnje. Općenito, jeftinije je izbjeći prilagođavanje softvera.
Cijena softvera bit će važno razmatranje. To bi trebalo procijeniti ne samo u smislu početnih troškova, već bi također trebalo uzeti u obzir i trošak trajanja vlasništva. Neki čimbenici u troškovima trajanja mogu uključivati licence za sjedište, održavanje, prilagodbe i godišnje obnavljanje licence.
Odabir najboljeg softvera za modeliranje poslovnih procesa može pomoći organizaciji da poboljša povrat ulaganja (ROI). Softver za modeliranje poslovnih procesa omogućuje organizaciji da uhvati i mapira svoj trenutni poslovni proces. Kada se poduzme inicijativa za redizajn poslovnog procesa, to može rezultirati optimizacijom poslovnih procesa. Softver za modeliranje poslovnih procesa ključna je komponenta upravljanja poslovnim procesima, koja također uključuje mapiranje poslovnih procesa i praćenje poslovnih procesa.