Pisanje plana upravljanja zadacima uključuje postavljanje ciljeva, navođenje prioriteta, zakazivanje i osmišljavanje alternativnih planova za rješavanje nepredviđenih problema. Svako područje plana treba biti jasno definirano kako bi se osigurao nacrt aktivnosti za poštivanje rokova i dovršetak dodijeljenog posla. Plan upravljanja zadatkom može uključivati dokumentaciju o napretku u svakom koraku projekta kako bi se procijenilo jesu li ciljevi ispunjeni. Također bi trebao odrediti potrebne resurse i omogućiti izvješćivanje o ishodu.
Prvi korak u pisanju plana upravljanja zadacima definira posao kojem je potrebna pozornost. Također postavlja vremenske okvire za svaki zadatak po danu, tjednu ili mjesecu. Dio plana za postavljanje ciljeva opisuje koji poslovi trebaju biti obavljeni unutar svakog vremenskog razdoblja. Ovaj popis očekivanja mogao bi uključivati odjeljak o pitanjima koja bi mogla utjecati na rokove i kako se ti problemi mogu riješiti.
Popis prioriteta obično održava projekt organiziranim i daje zaposlenicima način da odrede zadatke kojima je potrebna hitna pozornost. Hitni zadaci definiraju posao koji se mora odmah riješiti, kao što je rješavanje telefonskih poziva i posjetitelja koji navrate. Važni zadaci mogu uključivati planiranje nadolazećeg sastanka ili prezentacije koja utječe na tvrtku. Poslovi koji se smatraju hitnim i važnim mogu se pojaviti u kriznoj situaciji. Nevažni zadaci obično uključuju posjete kolegama ili obavljanje osobnih poslova dok ste na poslu.
Planiranje svakog zadatka predstavlja još jednu komponentu pisanja plana upravljanja zadacima. Potrebno je izraditi vremenske rokove za svaki posao koji je potreban za završetak cijelog projekta. Ovi rokovi trebaju biti realistični i uzeti u obzir raspoložive financijske i ljudske resurse. Resursi se mogu razlikovati ovisno o projektu, unutar proračunskih ograničenja. Plan upravljanja zadacima trebao bi analizirati potrebne resurse i odrediti je li tvrtka spremna ulagati u resurse kako bi ispunila rokove.
Mogu se osmisliti rezervni planovi za rješavanje neočekivanih problema koji se pojavljuju. Planovi upravljanja zadacima trebali bi predvidjeti alternativne strategije za rješavanje neočekivanih događaja. Ovi alternativni planovi pripremaju zaposlenike da brzo rješavaju probleme bez potrebe za redefiniranjem ciljeva ili postavljanjem novih prioriteta.
Nakon što je plan upravljanja zadatkom napisan, treba ga podijeliti s kolegama koji će zajedno raditi na projektu. Ako plan zahtijeva delegiranje poslova različitim suradnicima ili različitim odjelima unutar organizacije, ta se pitanja mogu razjasniti raspravom o planu. Ovaj proces osigurava da svi rade po istom planu za postizanje ciljeva.
Posljednji korak u pripremi plana upravljanja zadacima uključuje metodu praćenja napretka, posebno na velikim projektima raščlanjenim na podzadatke. Praćenjem napretka, nadzornici mogu identificirati područja koja trebaju više resursa kako bi posao održali na pravom putu. Također bi mogli otkriti slaba mjesta po odjelu ili zaposleniku, gdje posao zapne.