Pismo o ostavci je pismo kojim se izražava namjera zaposlenika da da otkaz u tvrtki. Isporučuje ga zaposlenik nadređenom ili šefu, a može se poslati poštom, e-poštom, međuuredskim dopisom ili se može dostaviti ručno. Pismo općenito izražava detalje ostavke, te uključuje razloge za odlazak i datum ostavke. Često se naziva ostavkom ili obavijest o prestanku radnog odnosa.
Napisano kao tipično poslovno pismo, pismo ostavke uključuje ime, poštansku adresu, grad, državu, poštanski broj, telefonski broj i adresu e-pošte. Nakon njih obično slijedi datum, a zatim podaci o osobi koja je primila pismo, uključujući ime, naziv radnog mjesta, tvrtku i adresu tvrtke. Pismo se tada adresira kao tipično poslovno pismo, obično s Poštovani gospodine ili Poštovana gospođo. Zatim može početi izjavom o svrsi, kao što je: “Žao mi je što vas moram obavijestiti da ovim podnosim svoju ostavku.”
Tijelo pisma ostavke treba sadržavati datum stupanja na snagu ostavke. Obično se pismo dostavlja najmanje dva tjedna prije, kako bi poslodavac imao vremena da popuni novo upražnjeno radno mjesto, iako neke tvrtke imaju drugačiju politiku i mogu odmah otpustiti zaposlenika. U pismu se zatim detaljno ilustruju razlozi odlaska. Ti razlozi mogu varirati od novih prilika kod različitih poslodavaca; drugačiji smjer za zaposlenika u njihovoj karijeri; ograničene mogućnosti; ograničena povećanja plaća; ili osobni razlozi za ostavku, kao što su trudnoća ili hitan slučaj u obitelji.
Pismo također treba sadržavati pozitivne aspekte posla koji se ostavlja. Negativne izjave treba izbjegavati pod svaku cijenu, jer će mnoge tvrtke zadržati pismo ostavke u arhivi. Može se koristiti u dosjeu osoblja i može se dati budućim poslodavcima koji kontaktiraju prethodno radno mjesto ili za ponovnu procjenu radi ponovnog zapošljavanja. Pismo bi trebalo služiti jednostavno kao profesionalna izjava o razlozima napuštanja tvrtke i ne smije uključivati osobne napade. Da je radno iskustvo negativno, to bi se moglo iznijeti, ali na pristojan i profesionalan način.
Obično se završava kao normalno poslovno pismo s potpisom, potpisom i ispisanim imenom, pismo ostavke može sadržavati “sretno” ili izjavu koja ukazuje na pozitivno iskustvo u tvrtki. Možete ostaviti otvorena vrata za buduće zaposlenje u svom pismu ostavke ili možete ponuditi pomoć tvrtki u intervjuu ili zapošljavanju za vaše upražnjeno radno mjesto.