Početni sastanak je sastanak na kojem se svi odgovorni članovi tima informiraju o novom projektu. Aktivnosti mogu uključivati raspravu o namjeri projekta, utvrđivanje vremenskog okvira, dijeljenje troškova i proračunskih ograničenja te dodjelu projektnih dužnosti. Početni sastanci često uključuju članove tima u nekoliko funkcionalnih područja, a ponekad mogu uključivati i predstavnika klijenta.
Namjera početnog sastanka je osigurati da projekt ide što je moguće glatko tako da se osigura da su svi članovi tima na istoj stranici. Takvi sastanci su prilika da voditelj projekta podijeli informacije o projektu. To može uključivati čvrste činjenice kao što su rok dospijeća projekta, specifikacije i proračun, ali može uključivati i blage informacije kao što su nedoumice i preferencije klijenta.
Voditelj projekta često je odgovoran za postavljanje početnog sastanka. Ona obično preuzima odgovornost za uspostavljanje i praćenje dnevnog reda. To uključuje zakazivanje vremena u kojem se sve tražene strane mogu sastati; rezerviranje mjesta; a u slučaju dugih sastanaka koji se održavaju tijekom podnevne stanke, naručivanje ručka za članove tima.
Tijekom sastanka, voditelj projekta će pažljivo zabilježiti sve stavke o kojima se raspravljalo, donesene odluke i pitanja na koja će se kasnije odgovoriti. Ona će biti odgovorna za to da se svi dionici slažu s uvjetima, rokovima i troškovima te da u potpunosti razumiju što se od njih traži. Nakon toga, voditelj projekta trebao bi odmah distribuirati jasne, sažete bilješke sa sastanka.
Jedna od najvažnijih funkcija početnog sastanka je postavljanje popisa rezultata. Ovo je popis svih stavki koje treba klijentu i specifičnih radnji potrebnih za ispunjavanje svake isporuke. Na primjer, isporuka klijenta može biti izrada natpisa na ulazu za maloprodajnu lokaciju. Da bi se to postiglo, znak mora biti dizajniran, materijali moraju biti nabavljeni i naručeni, mora se proizvesti, kvaliteta mora biti provjerena i znak mora biti otpremljen i/ili instaliran. Stručnjak za nabavu ne može naručiti materijale dok dizajner ne dizajnira znak, a ako bilo koji od ovih koraka nije dovršen prema rasporedu, instalater neće moći ispoštovati rok.
Dodjeljivanje zadataka vrlo je važno za proces, pa bi bilješke sa sastanka za početni sastanak trebale sadržavati popis radnji, rokove i odgovorne strane. Ako bilo koja strana ima problem s rokovima dospijeća, specifikacijama ili cijenom, trenutak je za početak sastanka. Ovaj sastanak pruža otvoreni forum za sve uključene strane kako bi osigurali da dobiju ono što im je potrebno kako bi proizveli uspješan projekt.