Transkripcija dokumenata pretvara papirnate dokumente u digitalni format koji se može uređivati. To se može učiniti radi čitljivosti, pretvorbe u digitalne datoteke ili iz raznih drugih razloga. Tvrtke su dostupne za obavljanje ovog zadatka uz naknadu, ili tvrtke mogu interno rješavati svoje potrebe za transkripcijom. Za određene vrste dokumenata može biti potrebno posebno rukovanje u procesu pretvorbe zbog osjetljive prirode ili starosti dokumenta. U tim situacijama možda će biti potrebno koristiti specijaliziranu uslugu.
Ovaj se proces može izvesti na nekoliko načina. Neke tvrtke skeniraju dokumente i koriste program za pretvaranje ispisanih informacija u digitalni oblik koji se može uređivati. Tehničar pregledava strojnu transkripciju kako bi ispravio sve pogreške. To može uključivati zamjene znakova ili zamjene, pomaknuta polja i druge probleme koji se mogu pojaviti. Računalni program možda može učiti iz ispravaka i to primijeniti na buduće zadatke prepisivanja dokumenata kako bi smanjio stopu pogrešaka.
Druga mogućnost je ručna transkripcija, gdje daktilograf radi s izvornog dokumenta ili visokokvalitetnog faksimila kako bi generirao novu digitalnu kopiju. To može biti potrebno kada dokumenti sadrže skučen ili neobičan rukopis s kojim bi računalo moglo imati problema ili posebne znakove koji se obično ne koriste. Povijesni dokumenti na engleskom, na primjer, mogu sadržavati nekoliko znakova koji se ne koriste u modernom engleskom jeziku i koje bi računalo imalo poteškoća u tumačenju.
Povijesni dokumenti mogu zahtijevati posebnu pažnju jer prepisivači žele izbjeći oštećenje izvornika. Skeniranje i slične aktivnosti mogu izložiti papire ultraljubičastom svjetlu i moraju se izvoditi s oprezom kako bi se sačuvao integritet izvornika. Transkripcionisti također moraju držati ruke čistima i mogu nositi rukavice dok rukuju materijalom. Digitalizacija putem transkripcije dokumenata može učiniti povijesne zapise dostupnijima istraživačima i široj javnosti; ustanova bi, na primjer, mogla učitati povijesna pisma na svoje web-stranice kako bi ih svatko tko želi proučio.
Državna dokumentacija može biti podvrgnuta transkripciji dokumenata. To može uključivati povijesne zapise poput starih popisnih podataka, kao i novije dokumente koji nisu dostupni u digitaliziranom obliku. Možda će biti potrebno koristiti ovlaštenog transkripcionista zbog osjetljivosti informacija kako bi se osiguralo da se dokumenti ne mijenjaju kada se unose u digitalnom obliku. Ljudi koji planiraju koristiti digitalizirane dokumente iz svoje matične zemlje za aktivnosti kao što su zahtjevi za državljanstvo možda će htjeti pitati državnog dužnosnika o svim koracima koje je potrebno poduzeti kako bi potvrdili transkripciju dokumenta.