Najbolji način za praćenje mobilne imovine je korištenje odgovarajućih kontrola upravljanja zalihama i automatiziranih računalnih aplikacija za inventar. Ovaj proces zahtijeva reviziju i dokumentaciju imovine, što uključuje označavanje svakog dijela opreme identifikacijskim oznakama. Ove oznake koriste jedinstveni broj za svaki materijal. Broj treba unijeti u mobilnu aplikaciju za praćenje imovine, gdje se može zabilježiti i pratiti za buduće revizije.
Jedan od najvažnijih savjeta za praćenje mobilnih sredstava je pravilno označavanje i označavanje inventara imovine. To pomaže da se osigura da se novokupljeni inventar dodjeljuje zaposlenicima tvrtke. Kada se kupi novi uređaj, treba ga odmah označiti identifikacijskim brojem. Kada je uređaj dodijeljen pojedincu, datum i ime dodijeljene osobe trebaju se pratiti pomoću identifikacijskog broja u sustavu za praćenje imovine.
Sustav za praćenje mobilnih sredstava trebao bi koristiti posebne radiofrekventne identifikacijske oznake (RFID) za praćenje opreme. Ovo je elektronička oznaka s crtičnim kodom koja omogućuje računalima čitanje identifikacijskog broja pomoću elektroničkih skenera. RFID tehnologija se koristi u većini maloprodajnih objekata za čitanje i naplatu robe na blagajni.
Također je važno osigurati da se slijede ispravne procedure inventara za novokupljenu opremu. Svaki put kad se kupi nova imovina, treba je pratiti i pohraniti na sigurnom području kojim upravlja skrbnik opreme. Ove proizvode treba odmah označiti identifikacijskim brojem i pohraniti u sigurnoj prostoriji za skladištenje opreme.
Važno je imati dosljednu lokaciju za identifikacijske oznake na svim mobilnim sredstvima. Obično je najbolje mjesto za postavljanje identifikacijske oznake na mobilne uređaje u pretinac za baterije. To osigurava da je oznaka na neupadljivom području i da ju je teško ukloniti. Korištenje dosljedne lokacije olakšava budućim revizorima da pronađu i zabilježe identifikacijski broj za svako sredstvo.
Učinkovito praćenje mobilnih sredstava zahtijeva godišnju reviziju opreme. Ovo je prilika za provjeru da li je imovina dodijeljena ispravnoj osobi u sustavu za praćenje i da se osigura da sva oprema radi. Većina tvrtki zakazuje revizije zaliha tijekom sezone pripreme poreza kako bi osigurale da se proces odvija jednom godišnje.
Kada mobilna sredstva postanu neispravna ili pokvarena, obično se zamjenjuju novom opremom. Tijekom ovog procesa razmjene, imovina bi trebala biti označena kao otpuštena u sustavu za praćenje mobilne imovine. To osigurava održavanje sustava inventara i točnost za godišnje revizije.