Pisanje edukativnog teksta, osobne korespondencije i materijala za poslovnu komunikaciju imaju slične gramatičke principe, ali i razlike. Dok je tradicionalna gramatika važna, neka od najvažnijih načela poslovne gramatike odnose se na profesionalni ton i konotaciju komunikacije.
Jedno od prvih načela poslovne gramatike je provjera gramatičke točnosti i grešaka. Srećom, postoje alati koji mogu pomoći da se to automatski provjeri. Softver za provjeru gramatike postoji za gotovo sve vrste programa za obradu teksta. Budući da je svakom pojedincu teško znati sva gramatička pravila, softver pomaže uhvatiti gramatičke pogreške koje mogu uzrokovati neke neugodne pogreške za tvrtku.
Formalnost je još jedno od načela poslovne gramatike. Općenito, gramatika i ton su više formalne prirode u poslovnoj korespondenciji nego u osobnoj. To nije slučaj sa svim poduzećima, ali u pravilu jest. Neke tvrtke posluju u više neformalnom prostoru, što se u poslovnoj komunikaciji pretvara u više opušten i neformalni ton.
Još jedno od načela poslovne gramatike je odabir stila za gramatiku. Većina tvrtki bira između stila Chicago Manual ili AP Manual stila. Postoje gramatičke razlike između ova dva stila. Ručni stil koji tvrtka odabere za rad može promijeniti upotrebu gramatike u poslovnoj komunikaciji.
Neke od gramatičkih razlika odnose se na način na koji se pišu brojevi. Na primjer, načela poslovne gramatike navode treba li sricati brojeve od jedan do devet. Isti principi kažu da se za sve znamenke iznad devet koriste numerički brojevi. Načela također mogu pružiti smjernice o tome nosi li “i” na popisu zarez ispred zadnjeg dijela popisa ili ne.
Načela poslovne gramatike također nalažu postupanje s poslovnom korespondencijom. Na primjer, za tvrtke je mudro slati poslovnu komunikaciju kroz opsežan proces lektoriranja. Pametno je imati barem dvoje ljudi da pregledaju pravopis i gramatiku u jednom djelu prije nego što se pojavi kao interni ili vanjski oblik komunikacije. Ako je moguće, najmanje tri osobe trebaju pregledati članak kako bi provjerile ima li gramatičkih i pravopisnih pogrešaka, kao i točnost informacija.