Kadrovsko popunjavanje poduzeća obično obavlja voditelj ljudskih resursa. Izradom organizacijske sheme, kadroviranje ljudskih resursa, također poznato kao HR osoblje, postaje puno jednostavnije jer menadžer može uskladiti zahtjeve za zapošljavanjem s ciljevima tvrtke. Ostali savjeti za HR osoblje uključuju izradu detaljnih opisa poslova i analiza kako bi se provjerila nužnost radnog mjesta, kao i zapošljavanje zaposlenika na najučinkovitiji mogući način. Također je važno uzeti u obzir interne zaposlenike i preporuke zaposlenika kada je potrebno popuniti radna mjesta. Najvažniji savjet koji treba slijediti menadžerima koji se bave kadrovskim pitanjima je da se uvijek pridržavaju svih zakonskih zahtjeva.
Izrada detaljnog opisa poslova i analize omogućuje tvrtki da utvrdi jesu li određena radna mjesta nužna. Oni su također bitni za kadrove za ljudske resurse jer omogućuju zapošljavanje osoblja da identificira vrstu kandidata koji može najučinkovitije ispuniti radno mjesto. Svi opisi poslova i analize trebaju sadržavati sažetak radnog mjesta, koji općenito uključuje odgovornosti angažirane osobe, kao i hijerarhiju izvješćivanja koju treba slijediti. Mnogo puta, nakon kreiranja opisa, menadžer za ljudske resurse će zaključiti da određena radna mjesta nisu potrebna i da se odgovornosti tih pozicija mogu podijeliti među ostalim članovima osoblja. To pomaže u održavanju operativne učinkovitosti tvrtke.
Učinkovitost treba održavati i kada se odluči da se određena radna mjesta moraju popuniti. Savjeti za učinkovitost kadrovskog osoblja uključuju provjeru referenci i provjeru prošlosti. Važno je provjeriti reference kako bi se mogli zaposliti kandidati vrijedni povjerenja i kako bi se izbjegli kandidati koji su imali problema u prošlosti. Provjere prošlosti značajno pomažu u izbjegavanju prijevara. Kada se provode taktike učinkovitosti kadrovskog osoblja, HR menadžeri mogu biti sigurniji da razmatraju samo kandidate za posao na koje se stvarne ponude za posao mogu proširiti. Troškovno učinkoviti kadrovski procesi također mogu uključivati vođenje intervjua putem telefona, putem e-pošte ili putem videokonferencija.
Tvrtke će često smatrati korisnim ispuniti potrebe za ljudskim osobljem s internim osobljem kada je to moguće. To pomaže jačanju organizacijskog morala i pruža postojećim zaposlenicima prilike za napredovanje. Zapošljavanje unutar tvrtke također pomaže članovima osoblja da se osjećaju cijenjenima, što može dovesti do veće produktivnosti radnika što u konačnici može dovesti do veće dobiti tvrtke.
Većina zemalja ima zakonske zahtjeve koje se moraju poštivati kada menadžeri zapošljavaju zaposlenike. Kako bi se izbjegle kazne, velike tvrtke trebale bi stvoriti unutarnje odjele za održavanje usklađenosti. Male tvrtke trebale bi imati barem jednu osobu koja će se baviti svim kadrovskim pitanjima i potrebama. Zakoni, propisi i zahtjevi koji utječu na kadrovska pitanja razlikuju se od svake države, pokrajine i zemlje diljem svijeta.