Glatko planiranje tijeka rada može povećati profitabilnost poslovanja i rezultirati učinkovitijim radnim mjestom. Prvi savjet za postizanje optimalnog rasporeda tijeka rada je točno definiranje procesa uključenih u tijek rada. Ponekad su ti procesi već u funkciji u trenutnoj shemi proizvodnje. U drugim slučajevima, proces se mora definirati po prvi put. Definiranje procesa podrazumijeva seciranje i nabrajanje svake radnje koja se izvodi mehaniziranim sredstvima i osobljem. Samo kroz razumijevanje međudjelovanja uključenih radnji može se postići poboljšanje učinkovitosti procesa.
U tehničkom značenju riječi, proces je niz zadataka povezanih kronološki i zajednički poduzetih radi dodavanja vrijednosti preradom resursa u rezultat. Taj se izlaz može naknadno koristiti u drugom procesu i tako dalje, budući da svaki korak dodaje vrijednost krajnjem rezultatu. Primjer zadatka tijeka rada može biti zaposlenik koji pregledava narudžbu. Proces bi se sastojao, na primjer, od svih zadataka uključenih u kupnju artikla. Ako je svaki proces ispravno definiran, cjelokupna interakcija proizvodnje koja koristi i strojeve i ljudi će postići višu razinu produktivnosti.
Do određene mjere, najbolji savjeti za zakazivanje tijeka rada ovise o vrsti tijeka posla koji se planira. U mnogim slučajevima, važan savjet je ulaganje u tehnologiju upravljanja dokumentima, koja može eliminirati ili smanjiti broj puta kada osoblje mora rukovati komadom papira. Istodobno se postiže i učinkovitost u izbjegavanju vremena utrošenog na traženje izgubljene papirologije. Skeniranje dokumentacije za unos u računalo ne povećava nužno učinkovitost tijeka rada, osobito ako ti elektronički procesi dupliciraju iste neučinkovitosti koje su nastale u rukovanju papirnatim kopijama.
Još jedan savjet je pažljivo planiranje prilikom instaliranja novog softverskog sustava za upravljanje projektima. Omogućite dovoljno vremena za obuku za osoblje. Zatvaranje cijele operacije na tjedan dana kako bi se osoblje osposobilo za novi niz procesa može se činiti ekstremnim. Međutim, ako rezultira pravilno obučenim zaposlenicima koji su zadovoljni novim sustavom raspoređivanja tijeka rada, onda bi to mogla biti mudra investicija koja se amortizira tijekom vremena.
Opći savjet koji se odnosi na mnoge elemente poslovanja, ne samo na zakazivanje tijeka rada, jest ulaganje u korporativnu kulturu koja omogućuje radnicima da sebe vide kao bitne dijelove procesa tijeka rada. Važnost komunikacije u planiranju tijeka rada ključna je kako bi se izbjegla degradacija procesa, budući da ljudska kultura ima ogroman utjecaj na to koliko će planiranje tijeka rada zapravo funkcionirati u stvarnom svijetu. Ono što se čini optimalnim u shemi može se razviti i promijeniti na neočekivane načine, zbog ljudskog faktora na radnom mjestu.