Neprofitni računovodstveni softver odnosi se na web-bazirani ili desktop softver koji neprofitne organizacije mogu koristiti za upravljanje svojim financijskim poslovima. Neke od funkcija uključuju mogućnost bilježenja i praćenja donacija, plaćanja računa i generiranja bilance i drugih financijskih izvješća. Postoji nekoliko softverskih programa koji neprofitnim organizacijama omogućuju obradu transakcija debitnim karticama bez potrebe za dodatnom opremom. Tvrtke često nude različit softver prema broju korisnika kao i prema tome hoće li se koristiti na više lokacija. Na primjer, ako se softver temelji na webu, neprofitna organizacija može kupiti licence za svakog korisnika.
Računovodstveni aspekti upravljanja neprofitnim organizacijama ključni su za pravne i porezne svrhe. Prikupljanje javnih donacija i doprinosa na određenoj razini često je podložno regionalnim i nacionalnim zakonima. Točno vođenje evidencije često je neophodno u slučaju da postoji revizija od strane državne porezne agencije kako bi se dokazalo da je računovodstvo ispravno i u skladu s primjenjivim zakonima. Neprofitni računovodstveni softver pojednostavljuje zadatak vođenja evidencije i može biti najbolja šansa organizacije za vođenje točnog i potpunog financijskog računovodstva svih transakcija. To je razlog zašto ga neprofitne organizacije često odlučuju koristiti umjesto proračunskih tablica ili papira.
Ključna funkcija nekih neprofitnih računovodstvenih softvera je upravljanje plaćama. Zaposlenici organizacije redovito primaju plaću, a računovodstvo koje je potrebno za izradu konačne i točne plaće koja je u skladu s poreznim zakonima može biti opsežna. Na primjer, od neprofitnih organizacija može se tražiti da zadrže određene dijelove plaće za regionalne i državne poreze i plaćaju grupne zdravstvene planove i druge beneficije. Softver se može koristiti za bržu i često točniju obradu obračuna plaća nego za ručno izvođenje izračuna za svaku plaću. Često je moguće podnijeti potrebne obrasce poreznih izvješća pomoću istog softvera, a plaćanje jednokratne naknade za softver ili mjesečne naknade za licencu često je jeftinije od angažiranja poreznog stručnjaka ili službe za obračun plaća za obavljanje istih zadataka.
Upravljanje financijama koje se odnose na aktivnosti prikupljanja sredstava ponekad može biti neodoljivo za pojedince koji su zaduženi za to u ime neprofitne organizacije. Neprofitni računovodstveni softver može pojednostaviti proces planiranja prikupljanja sredstava, kao i postaviti račune troškova i donacija potrebnih za obradu transakcija. Neki softver također se integrira s webom kako bi primao doprinose i automatski ih unosio u softver.