Upravljane usluge ispisa odnose se na eksternalizaciju ispisa dokumenata ili na ustupanje strojeva za ispis dokumenata izvana. To se može organizirati na više načina, uključujući ispis izvan mjesta, centralizirano područje za ispis na licu mjesta, nekoliko decentraliziranih područja na licu mjesta ili kombinaciju posljednja dva. Prednosti usluga upravljanog ispisa uključuju smanjenje rada zaposlenika i smanjenje troškova.
Kada većina ljudi pomisli na usluge upravljanog ispisa, strojevi koji prvi padaju na pamet su fotokopirni uređaji i pisači jer su to alati koji se najčešće koriste za izradu ispisanih dokumenata. Ovisno o veličini organizacije, možda će trebati jedan ili više pisača, a možda će trebati i te jedinice za ispis u boji ili crno-bijelo. Isto vrijedi i za kopirke. U nekim slučajevima, strojevi s dvostrukom namjenom, ili čak višenamjenski strojevi koji uključuju opcije kao što su skeniranje ili faksiranje, mogu biti najbolji izbor za tvrtku.
Kupnja ovih strojeva može biti izuzetno skupa. Neke tvrtke smatraju da je isplativije iznajmiti potrebne strojeve za ispis. Nekoliko tvrtki nudi ovu vrstu usluge po različitim cijenama.
Bilo da tvrtka posjeduje ili iznajmljuje strojeve, fotokopirne uređaje i pisače i dalje će zahtijevati redoviti servis kako bi održali rad, a možda će trebati i hitnu uslugu za određene kvarove ili incidente. Mnoge iste tvrtke koje nude ugovore o najmu također nude ove vrste usluga, na temelju godišnjeg ili višegodišnjeg ugovora. Takvi ugovori mogu uključivati isporuku određenog broja toner uložaka po razdoblju i vjerojatno će uključivati određeni broj incidenata, kao i redovito zakazane termine za servis.
Korištenje takvih usluga ima nekoliko svrha. Troškovi usluge prema ugovoru obično su značajno smanjeni u odnosu na cijene koje se naplaćuju za jedan poziv izvan ugovora. Većina ugovora o upravljanim uslugama ispisa navodi prozor unutar kojeg se mora izvršiti odgovor usluge. To pomaže smanjiti vrijeme zastoja opreme. Dežurstvo servisne tvrtke također sprječava zaposlenike koji nisu upoznati s opremom da je pokušaju ponovno pokrenuti i pokrenuti.
U većim tvrtkama, upravljane usluge ispisa mogu značiti središnje područje za ispis na licu mjesta ili izvan njega. To može uključivati nekoliko kopirnih uređaja ili pisača kojima upravlja posebno osoblje. Takvi bi centri mogli ponuditi i dodatne usluge kao što su tisak velikog formata, vezivanje i obrezivanje. Najčešće je ova vrsta centra namijenjena većim poslovima i radi se u kombinaciji s brojnim pisačima ili fotokopirnim uređajima dostupnim u cijeloj zgradi za male poslove.