Jednostavno rečeno, ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) mjere su postignuća, alati koje organizacije koriste za praćenje svog napretka i uspjeha u postizanju svrhe organizacije. Sastoje se od skupa unaprijed određenih mjerljivih ciljeva za organizaciju i mogu uključivati bilo koji aspekt organizacije koji se smatra vitalnim za njezin uspjeh. Kako bi stvorila učinkovite KPI, organizacija mora imati misiju s jasno definiranim ciljevima. Nejasni ciljevi, kao što je, na primjer, biti najbolji u industriji, neće funkcionirati jer su preširoki. Ciljevi moraju biti izraženi u mjerljivim terminima i dogovoreni od strane onih koji su uključeni u organizaciju.
Ključni pokazatelji uspješnosti mogu se prikazati u bilo kojoj kombinaciji izvješća, proračunskih tablica ili grafikona. Oni pružaju vizualni prikaz snage tvrtke ili organizacije u stvarnom vremenu na temelju specifičnih unaprijed definiranih mjera. Način na koji se prikazuju varira, jer uvelike ovisi o cilju koji se mjeri i njegovoj ciljnoj publici.
Te se mjere razlikuju od organizacije do organizacije, ovisno o vrsti poslovanja i njegovim ciljevima, a mogu biti financijske ili nefinancijske. Na primjer, prijevoznička tvrtka može upotrijebiti usporedbu broja kamionskih nesreća u kojima su sudjelovali njihovi vozači po prijeđenoj udaljenosti s nacionalnim prosjekom. To bi bio način praćenja njihove sigurnosne evidencije. Ustanova za hitnu zdravstvenu pomoć može koristiti prosječno vrijeme čekanja na liječenje pacijenata po dobu dana, što bi im omogućilo da odrede jesu li poželjne prilagodbe razine osoblja ili obuke.
Na isti način, tvrtka koja se bavi prodajom može koristiti postotak novih kupaca koje su im prenijeli postojeći kupci kao ključni pokazatelj uspješnosti. Ista prodajna tvrtka također bi mogla koristiti postotnu usporedbu dobiti tekuće godine s dobiti iz prethodne godine s ciljem određenog postotka svake godine.
Jednom kada je definiran ključni pokazatelj uspješnosti, rijetko se mijenja osim ako se stvarni ciljevi organizacije ne promijene. Zapravo, da bi bili korisni, vrlo je važno da ovi ciljevi dosljedno održavaju istu definiciju iz godine u godinu kako bi se napredak organizacije mogao učinkovito pratiti. Na taj se način može preispitati poslovna praksa i/ili strateško planiranje ako dođe do smanjenja napretka prema definiranim ciljevima.