Baza podataka tijeka rada mjesto je za stvaranje, reviziju i promicanje dijelova rada u sustavu. Obično se koristi za upravljanje projektom s više korisnika unutar zajedničkog virtualnog radnog prostora ili centraliziranog alata. Kada je dio podataka ili dokumentacije stvoren i prolazi kroz sustav razvoja i odobravanja prije isporuke kupcu, baza podataka tijeka rada može biti osobito korisna u upravljanju dodjelom zadataka i praćenju rokova u svakoj fazi.
Općenito, baza podataka može biti mjesto za pohranu informacija. Bez obzira na to jesu li podaci mnogo malih dijelova informacija koji se spajaju u veći sustav ili je jedan veliki razvoj koji zahtijeva višestruke unose, baza podataka tijeka rada pruža sredstvo za interakciju s podacima. Ponekad je baza podataka alat samo za pronalaženje informacija, ali kada se koristi za tijek rada, može postati glavni prostor za tvrtku ili projekt.
Obavljanje zadataka unutar baze podataka tijeka rada često počinje procjenom potreba projekata, identificiranjem onih kojima je potreban pristup određenim funkcijama i stvaranjem stvarne baze podataka. Tipično, koji god tradicionalni sustavi tijeka rada postoje u tvrtki, mogu se prenijeti na računalnu platformu. Ako je crtež hardverskog dizajna ili dio softvera, na primjer, stvoren na pojedinačnom osobnom računalu, a zatim postavljen na zajedničko mjesto u mreži tvrtke, unutar baze podataka tijeka rada taj isti crtež mogao bi se stvoriti i postaviti u radno područje slično dijeljenje vožnje. Oni koji imaju dopuštenje za prijavu u područje mogu pregledavati ili manipulirati crtežom.
Kada se dio podataka kreće kroz sustav za dodatke i poboljšanja, a često i za integraciju u veći proizvod, baza podataka tijeka rada može se koristiti za pomicanje dijela. Središnji pretinac ili mapa mogu sadržavati imena korisnika od kojih svaki ima zadatak dovršiti do završetka proizvoda. Nakon što se podaci pokrenu, mogu se ponovno provjeriti u glavno područje tijeka rada i dodijeliti sljedećoj osobi koja će raditi na njima. Ovaj pojedinac ili odjel izvršit će potrebna ažuriranja i provjeriti podatke za dodjelu sljedećem radniku koji potom može odobriti podatke i smjestiti ih u drugo područje baze podataka.
Kao cjelokupni sustav, baza podataka tijeka rada može se koristiti za stvaranje prve verzije ili iteracije stavke i može prenijeti stavku sve do procesa odobravanja potpisa prema potrebi za dovršetak. Promatrajući glavnu organizacijsku strukturu tijeka rada može se pokazati raščlamba slična onoj u sažetku papira i pregledu projekta. Faze razvoja, rokovi za isporuku unutar tvrtke i kupcima, te odgovorne osobe duž koraka do završetka često čine sučelje naslovnice baze podataka tijeka rada. Pojedinačni korisnici tada primaju obavijesti ili provjeravaju zadatke na svojim računalima kako bi dohvatili posao i dovršili zadatke prema zajedničkom radnom cilju.