Stručnjaci za ljudske resurse odgovorni su za pomoć svim zaposlenicima u organizaciji da se osjećaju dobrodošli i motivirani da rade svoj najbolji posao. Ovi stručnjaci također pomažu u razvoju i obrazovanju radnika o politikama u vezi s kodeksima ponašanja i kulturnim ciljevima, prioritetima i vrijednostima. Također je uobičajeno da stručnjaci za ljudske resurse sudjeluju u procesima zapošljavanja, prikupljaju i organiziraju podatke o zaposlenicima i obavljaju pregovore sa zaposlenicima. Neki od najčešćih tipova softvera za upravljanje ljudskim resursima su programi koji profesionalcima omogućuju praćenje sati koje su zaposlenici radili za potrebe obračuna plaća, organiziranje aplikacija i posebnih potreba ili zahtjeva radnika te praćenje učinka i razvoja zaposlenika. Neke vrste softvera za upravljanje ljudskim resursima su paketi koji sadrže više funkcija, a drugi su programi usmjereni na specifične operacije.
Kada se softver za upravljanje ljudskim resursima koristi za potrebe obračuna plaća, često sadrži sučelje koje koriste svi zaposlenici. Na primjer, jedan uobičajeni model mogao bi uključivati sučelje u koje zaposlenici bilježe vrijeme kada dolaze na posao i vrijeme kada odlaze. Nakon što unesu te podatke, oni se učitavaju u bazu podataka ljudskih resursa. Kada dođe vrijeme da stručnjaci za ljudske resurse dostave podatke o plaćama, mogu pristupiti informacijama iz softvera ili prenijeti informacije iz baze podataka izravno u odjel za obračun plaća tvrtke.
Neki softver za upravljanje ljudskim resursima koristi se u svrhu zapošljavanja. U nekim slučajevima, profesionalci mogu odabrati softver koji uključuje mrežno korisničko sučelje koje kandidati za posao mogu koristiti za ispunjavanje i podnošenje prijava koje se učitavaju izravno u bazu podataka ljudskih resursa. Mnogi programi imaju funkcije na strani ljudskih resursa koje omogućuju profesionalcima da sortiraju aplikacije na temelju položaja i razina obećanja.
U mnogim slučajevima, stručnjaci za ljudske resurse zahtijevaju više od samo aplikacija. Ovaj softver također može omogućiti podnositeljima zahtjeva da predaju životopise, popratna pisma i pisma preporuke. Programi također mogu omogućiti kandidatima da bilježe posebne potrebe, poput invaliditeta, koje stručnjaci za ljudske resurse mogu zabilježiti za buduću upotrebu.
Evaluacija zaposlenika uobičajena je funkcija stručnjaka za ljudske resurse. Mogu koristiti softver za upravljanje ljudskim resursima koji im omogućuje bilježenje svih podataka o uspješnosti zaposlenika. Na primjer, svaki put kad se radniku ukori zbog kašnjenja, stručnjak za ljudske resurse može zabilježiti ovu informaciju u svoj program. Isto tako, on ili ona također mogu zabilježiti sve nagrade i priznanja koje zaposlenici primaju. Ove informacije mogu biti korisne kada su zaposlenici spremni za promaknuće ili povišice.