Kada tvrtka kupuje računalni hardver, obično slijedi pravila i procedure za nabavu sustava. Oni su namijenjeni pomoći tvrtki u snalaženju u složenosti računala licencnih ugovora. Najbolji savjet za nabavu sustava je osigurati da se proizvodi kupuju po diskontnim stopama, što može imati dugoročne prednosti uštede.
Jedan od najboljih savjeta za ugovore o nabavi sustava je uključiti podršku za ugovorne usluge. To su usluge koje uključuju instalaciju i konfiguraciju hardverske opreme. Važno je osigurati da su prikladne usluge podrške uključene u nabavu jer se cijene mogu bolje dogovoriti tijekom početne kupnje opreme.
Ugovori o hardverskoj podršci i održavanju drugi su dio strategija nabave sustava. Ove usluge podrške u osnovi su polica osiguranja za računalni hardver koji se može koristiti nekoliko godina nakon prve kupnje. Ugovor o održavanju obično uključuje jamstvo i ugovore o servisiranju koji proširuju osnovno jamstvo računalnog sustava.
Upravljanje tekućim licencnim ugovorima jedan je od najtežih zadataka za tvrtku. Ovi procesi nabave sustava obično su različiti za svaku vrstu kupljenog softvera i hardvera. Najbolji način upravljanja ovim složenim sporazumima je organiziranje i konsolidacija kupnji u određene vrste nabave. Neki primjeri uključuju hardver stolnog računala, poslužitelje aplikacija, telefone i sustave e-pošte.
Većina tvrtki ima posebne strategije kupnje osmišljene kako bi uštedjele vrijeme i novac. Te strategije obično uključuju ugovore o kupnji specifičnih za dobavljače za određene hardverske i softverske proizvode. Kada radite na nabavi sustava, važno je razmišljati o dugoročnim strategijama za softverske i hardverske potrebe tvrtke.
Mnoge tvrtke imaju posebne odjele koji upravljaju nabavom sustava. Ovi zaposlenici su obučeni za pravila procesa akvizicije tvrtke. Ovaj tim obično uključuje odvjetnike, stručnjake za ugovore i tehničke stručnjake.
Ako osoba želi postati stručnjak za nabavu sustava, treba proučiti vještine pregovaranja o ugovoru. Ove su tehnike bitne za uspješnu kupnju računala. Većina tvrtki zahtijeva nekoliko godina iskustva za kandidate za posao koji traže posao u području akvizicije.
Softver kao usluga (SAAS) nova je opcija za nabavu sustava. Ova strategija je metoda prenošenja troškova vlasništva za središnji računalni hardver i softver. Mnoge se tvrtke nadaju koristiti ovaj novi pristup kako bi nadoknadile visoke troškove novih rješenja informacijske tehnologije.