Priopćenje za javnost ima za cilj prenijeti informacije o nadolazećem ili tekućem događaju ili dati neku drugu vrstu izjave medijima. Prilikom pisanja priopćenja za tisak, imajte na umu da mnogi medijski izvori svaki dan primaju velik broj priopćenja za javnost, stoga je važno da informacije budu sažete, zanimljive i točne. Priopćenje za javnost je udica, a dobro napisano činjenično priopćenje će generirati pozitivan publicitet. Kada pišete priopćenje za tisak, izvrsna je ideja razmisliti o svom putu u um novinara, pazeći da su relevantne informacije jasno navedene na način koji nije pretjerano promotivni.
Opća pravila oblikovanja za priopćenje za tisak uključuju korištenje jasno čitljivog, čistog fonta kao što je Times New Roman ili Arial, njegovu odgovarajuću veličinu i dvostruki razmak. “OBJAVLJENJE ZA TISK” treba biti centrirano i napisano podebljanim slovima na vrhu dokumenta tako da će usputni pogled otkriti prirodu komunikacije. Priopćenje za tisak uvijek treba poslati na memorandumu tvrtke, s podacima za kontakt navedenim pri vrhu i dnu. Ako zaglavlje tvrtke nije dostupno, potrebno je dodati logotip tvrtke kako bi dokument jasno predstavljao službenu komunikaciju. Priopćenja za tisak uvijek treba provjeriti ima li pravopisnih i gramatičkih pogrešaka kako bi se osiguralo da ostavljaju pozitivan dojam na primatelja.
Priopćenje za javnost predstavlja dijelove informacija na lako dostupan način. Priopćenje za tisak treba voditi s kratkim zaglavljem, slično kao naslov u novinama. Zaglavlje je prilika da zgrabite novinara i potaknete njegov ili njezin interes za ostatak sadržaja. Neka bude kratko, informativno i zanimljivo. “Upoznajte poznatog autora Howarda Zinna na koktel prijemu 16. prosinca” nije dobar naslov, jer je previše riječi; “Pozvani ste na prijem s Howardom Zinnom” je bolje.
Nakon zaglavlja, prvi odlomak trebao bi detaljno opisati tko, što, gdje, kada, zašto i kako priopćenja za tisak. Ovaj dio priopćenja za tisak je odgovarajući dio u našem primjeru za detalje da je događaj koktel prijem u Hoover knjižnici u utorak u 7:00. Zainteresirajte čitatelja tako da ga ili nju zanima više detalja, uključeno u drugi stavak. U našem primjeru, drugi odlomak može detaljno opisati vjerodajnice Howarda Zinna, razlog prijema i druge pojedinosti koje preciziraju izvješće. Na kraju, zatvorite kratkim odlomkom koji završava izdanje i ponavlja relevantne informacije.