Komunikacijsko planiranje je razvoj jasne, dosljedne i primjerene strategije za marketinške kampanje i druge komunikacije tvrtke prema javnosti. Opća strategija za sve komunikacije može usmjeravati aktivnosti i pružiti okvir za korištenje zaposlenicima. Za određene događaje ili kampanje mogu se izraditi posebni planovi. Tvrtke mogu koristiti brojne pristupe komunikacijskom planiranju i mogu unajmiti konzultanta za pomoć u ovom procesu.
U komunikacijskom planiranju za tvrtku općenito, osoblje razmišlja o vrsti poruke koju želi projicirati javnosti. Komunikacija treba ostati na poruci i prikladna stilu, tonu i imidžu tvrtke. Oni također mogu slijediti određeni format, a tvrtka bi mogla imati jasne smjernice kako se nositi s različitim situacijama. Glasnogovornici moraju slijediti ove smjernice kako bi ostali dosljedni i spriječili slučajno objavljivanje povjerljivih ili štetnih informacija.
Uz određenu kampanju, oglašivački djelatnici sjedaju kako bi definirali što žele plasirati na tržište, kome to žele plasirati i kako planiraju doseći ciljanu demografsku skupinu. Planiranje komunikacije pridonijet će razvoju jasne marketinške strategije. Kako tvrtka napreduje s kampanjom, može odrediti ispunjava li marketinške ciljeve ili skreće s puta.
Fokus na komunikacije može biti važan, posebno za novu tvrtku koja želi uspostaviti reputaciju i imidž. Bilo da tvrtka koristi izravnu poštu za dosezanje novih klijenata ili postavlja radijske oglase, marketing bi trebao biti dosljedan. Tvrtka se mora držati ključnih točaka i jasno ih komunicirati. Potrošači bi kroz oglašavanje trebali prepoznati proizvode i usluge tvrtke. Ako to ne čine, ili ako oglasi stvaraju negativnu sliku o tvrtki, to je često rezultat lošeg planiranja komunikacije. Situacije u kojima više ljudi doprinosi kampanji bez aktivnog zajedničkog rada na komunikaciji mogu stvoriti nedosljedne i zbunjujuće poruke.
Brainstorming može biti koristan alat za planiranje komunikacije. Članovi osoblja mogu se sastati kako bi razgovarali o projektu i ciljevima u neformalnom okruženju gdje su svi doprinosi dobrodošli. Oni bi trebali generirati popis tema, ideja i prioriteta koji će se koristiti u razvoju jasne strategije. Konzultant može ponuditi smjernice za ovaj proces. Konzultanti mogu intervjuirati različito osoblje kako bi saznali o njihovoj percepciji određenog projekta i prikupiti te informacije kako bi stvorili opsežne i jasne smjernice za sve članove tvrtke koje treba slijediti u vanjskoj komunikaciji.