Specifikacija procesa je pružanje jasnih, detaljnih uputa koje omogućuju svakome da slijedi niz koraka za dovršetak zadatka kao što je sastavljanje objekta ili ispravno oblikovanje izvješća. Ovi koraci mogu slijediti strogi skup pravila kako bi bili što standardiziraniji kako bi ih čitatelj mogao lako razumjeti. U drugim slučajevima, specifikacija procesa može uključivati nestandardni jezik ili teme rasprave i može biti manje univerzalno razumljiva.
U specifikaciji procesa, čitatelj slijedi niz koraka postavljenih u obliku dijagrama toka. U svakom koraku mogu postojati vilice koje odražavaju različite pristupe procesu ili različite krajnje proizvode. Ako čitatelj točno slijedi korake, završit će s krajnjim proizvodom koji se ne bi trebao razlikovati od onoga koji je proizvela druga osoba koja slijedi iste upute. Specifikacija procesa može dopustiti individualno proizvedene proizvode ili može dati smjernice za masovnu proizvodnju koristeći proizvodnu opremu.
Proizvođači koriste specifikaciju procesa kako bi osigurali standardiziran i točan završetak projekata. Ovaj dokument se može poslati drugoj tvornici, koja će moći proizvesti potpuno isti krajnji proizvod slijedeći korake. Koraci detaljno opisuju vrste materijala za korištenje, njihove boje i način sastavljanja, uz pružanje detaljnih crteža i rasprava o tehnikama izrade. Jasne smjernice dokumenta omogućuju reproduciranje proizvoda bez osobnih uputa nekoga s iskustvom u njihovoj proizvodnji.
Proizvodnja nije jedini zadatak koji se može standardizirati specifikacijom procesa. Razvoj softvera, generiranje dokumenata i drugi zadaci mogu se dovršiti pomoću smjernica slične prirode. U svim slučajevima, cilj je stvoriti jasne, razumljive upute koje će moći izvršiti svatko s osnovnom obukom u tom području interesa. Administrativni pomoćnik upoznat s programima za obradu teksta, na primjer, može slijediti upute za izradu izvješća za korištenje administratorima.
Pisanje specifikacije procesa zahtijeva detaljno razumijevanje procesa i jezika koji se koristi u toj određenoj industriji. Za neke procese dostupni su vodiči standardizirane terminologije i konvencija. To može biti koristan izvor i za osoblje koje priprema specifikacije i za članove osoblja koji ih možda trebaju pročitati i slijediti. Ako se pojave bilo kakva pitanja o specifikaciji procesa, vodič često može dati odgovor definiranjem jezika koji se koristi i dopuštajući čitatelju da razumije što točno znači dana izjava.