Postoji bezbroj načina za stvaranje i održavanje organiziranog radnog mjesta. Slijeđenje najboljih savjeta za organizaciju radnog mjesta može uštedjeti vrijeme, opustiti zaposlenike i povećati razinu produktivnosti. Ako unesete nekoliko promjena u način na koji rukujete papirima, uređujete ured, koristite stol i radite na računalu, možete uživati u učinkovitijem radnom mjestu. Neki savjeti uključuju korištenje dnevnih popisa obaveza, držanje datoteka u redu, smanjenje nereda na radnom mjestu i držanje rasporeda u kalendaru.
Organizacija radnog mjesta ovisi o tome da stvari imate tamo gdje su vam potrebni, kada su vam potrebni. Procjenjuje se da zaposlenici gube oko jedan sat dnevno pokušavajući pronaći stavke koje su potrebne za izvršavanje zadataka. Pridržavanje sustava organizacije radnog mjesta može smanjiti količinu vremena izgubljenog svaki dan samo pokušavajući locirati predmete. Kao navika, svaki dan završite sastavljanjem popisa zadataka koje treba obaviti sljedeći dan i započnite sljedeći dan preuzimanjem svih potrebnih materijala. Označite zadatke s popisa dok ih dovršavate; tako ćete ostati usredotočeni na razinu produktivnosti tijekom dana.
Svi koji su zainteresirani za organizaciju radnog mjesta trebali bi uredno održavati datoteke. Odvojite različite datoteke i smjestite ih u odgovarajuće mape. Izbjegavajte nasumično arhiviranje papirologije ili ostavljanje datoteka izvan mapa dulje nego što je potrebno. Neka vam bude osobni cilj da podnesete komad papira čim vam dotakne ruke.
Stvorite više prostora na svom radnom mjestu. Nered, uključujući namještaj ili dekor, može imati negativan učinak na sposobnost zaposlenika da se koncentrira. Razmislite o uklanjanju nepotrebnih komada namještaja kako biste stvorili više prostora i prostora za razmišljanje. Ako mislite da se vaš ured čini previše golim, razmislite o zamjeni namještaja s više organizacijskih alata poput ladica. Slično, pokušajte povećati prostor svog stola uklanjanjem predmeta koji se ne koriste redovito i čišćenjem stola na kraju svakog dana.
Budite svjesni da se organizacija radnog mjesta proteže na više od samo fizičkih predmeta. Digitalne podatke, kao i fizičke objekte, također treba organizirati. Stvorite digitalni sustav koji ima smisla za vas i vaše poslovanje i implementirajte ga. Svaki sustav koji olakšava dohvaćanje važnih informacija može biti od koristi za vaše radno mjesto.
Današnje digitalno društvo može zaposlenicima olakšati korištenje kalendara koji se nalaze na računalima ili digitalnim uređajima, ali ako se ti digitalni dokumenti izgube, može biti teško do njih doći. Papirnati kalendari pružaju fizičku dokumentaciju zadataka, projekata, sastanaka i zadataka. Kalendari bi trebali biti dovoljno veliki da udovolje potrebama svog čuvara; na primjer, ako menadžer vodi kalendar, trebao bi razmisliti o kupnji kalendara koji mu može pomoći u praćenju zaposlenika. Digitalni kalendari također se mogu čuvati, ali bi trebali nadopunjavati fizičke kalendare, a ne koristiti se umjesto njih.