Automatizirana tajnica je uređaj koji usmjerava pozive u uredu. Ove uređaje male tvrtke često koriste kao način pružanja osnovnog filtra između ureda i neželjenih telefonskih poziva, kao što su telemarketeri ili krivi brojevi. Veće tvrtke često će imati stvarnog tajnika za obavljanje ove funkcije, što automatiziranu tajnicu čini suvišnom. Ovaj se izraz često koristi kao sinonim za virtualnu tajnicu, ali ta dva su zapravo vrlo različita. Virtualna tajnica je stvarna osoba, samo ne ona koja je prisutna u samom poslu.
U većini slučajeva, automatizirana tajnica je mala kutija koja se uključuje u telefonsku liniju između telefona i zida. Kada poznati i odobreni broj pozove liniju, tajnica će dopustiti da poziv ide izravno na telefon. Ako nazove neodobreni, nepoznati ili ograničeni broj, automatizirana tajnica će ga presresti.
Općenito, presretanje ove vrste znači da automatizirani sustav odgovara na poziv i traži osnovne informacije od pozivatelja. Nakon što dobije odgovore na svoja pitanja, uređaj će nazvati povezani telefon i prenijeti tu informaciju primatelju — koji tada ima mogućnost preuzeti poziv. Ako je broj poznat kao loš ili primatelj odbije poziv, poziv će umjesto toga biti preusmjeren na govornu poštu ili će se jednostavno prekinuti.
Česta je pogreška pretpostavka da su virtualna i automatizirana tajnica ista stvar. Virtualna tajnica je neovisni izvođač koji djeluje kao tajnik s udaljene lokacije. Obično će ti radnici imati kućni ured i obavljati zajedničke tajničke poslove, često za nekoliko različitih tvrtki. Uobičajeni zadaci uključuju javljanje na telefon, prepisivanje snimljenih pisama ili govora i dogovaranje putovanja.
Iako su dvije vrste tajnika vrlo različite, imaju sličnu ukupnu metodologiju. Uklanjanjem prostora i troškova tradicionalnog tajnika, poduzeće može raditi s mnogo nižim režijskim troškovima. To omogućuje poduzeću da funkcionira na razini na kojoj je možda bankrotirala u tradicionalnom sustavu. Osim toga, korištenje automatiziranih telefonskih značajki virtualne tajnice često će omogućiti poduzeću da izgleda veće i bolje organizirano.
U slučaju virtualne tajnice, vanjske poslove pruža dodatne pogodnosti. Jedan radnik može raditi za više tvrtki istovremeno, umjesto da bude prisiljen na jedan posao s nepunim radnim vremenom. Osim toga, rad od kuće omogućuje osobama s malom djecom, invaliditetom ili nepredvidivim rasporedom nastavak rada u radnoj snazi.