Tvrtke koriste izraz “knjižni inventar” kako bi opisali količinu zaliha koja bi trebala biti na raspolaganju, prema računovodstvenim evidencijama tvrtke. Nepodudarnosti između knjigovodstvenog inventara i stvarnog inventara moraju se uzeti u obzir i riješiti. Upravljanje zalihama veliki je problem za mnoge velike tvrtke i trgovine, jer može biti teško pratiti i kontrolirati velike zalihe. Za maloprodajne trgovine upravljanje zalihama može biti iznimno izazovno, zahvaljujući kupcima s laganim prstima.
Do količina u knjigovodstvenim zalihama dolazi se uz pomoć računovodstvenih evidencija koje pokazuju kada su zalihe kupljene i prodane. U maloprodaji ova računovodstvena evidencija uključuje dolazne pošiljke zaliha i dnevnu prodaju putem registra. U skladištima i veletrgovcima, inventar knjiga ponekad je lakše kontrolirati budući da je područje zaliha zatvoreno za javnost, a zalihe obično izlaze u velikim serijama, a ne u malim pojedinačnim kupnjama.
Različiti softverski programi osmišljeni su kako bi pomogli tvrtkama u praćenju svojih knjiga inventara. Za trgovce na malo, ovi programi obično su povezani sa sustavima prodajnih mjesta za registre, programima za prijavu zaliha za brodske sobe i drugim programima upravljanja poslovanjem. Svaka stavka koja ulazi u posao provjerava se u računalni program, a kada stavka napusti tvrtku, ponovno se provjerava. Centralizirani softverski program omogućuje trgovinama trenutnu provjeru svojih zaliha pri ruci.
Poznavanje točne količine zaliha na raspolaganju važno je iz više razloga. Knjižni inventar se koristi za izračunavanje vrijednosti poduzeća, na primjer. Također se koristi za određivanje kada stvari treba ponovno naručiti i u kojoj količini. Zaposlenici se oslanjaju na inventar knjiga kako bi im rekli je li nešto na zalihama ili ne, kako bi to mogli dati kupcima ili naručiti kako bi postalo dostupno. Knjigovoditelji obično vole imati i točna izvješća o zalihama, budući da u svojim financijskim izvješćima koriste inventarne i prodajne brojeve.
Mnoga poduzeća imaju uspostavljene sustave za usklađivanje knjižnog inventara i stvarnog inventara. Neke maloprodajne trgovine provode nekoliko dana svake godine ručno prebrojavajući zalihe, na primjer. Sofisticiraniji sustavi poput RFID oznaka također se mogu koristiti za praćenje kretanja zaliha, posebno u velikim skladištima i centrima za otpremu. Zaposlenike se također potiče da prijave odstupanja ako ih uoče.