Softver za telekonferencije računalni je program koji se koristi za omogućavanje više ljudi na različitim mjestima da čuju i razgovaraju jedni s drugima pomoću telekomunikacijskog sustava. Ova vrsta softvera obično se koristi u međunarodnom poslovanju, ali se također može naći u organizacijama s podružnicama koje se nalaze u različitim dijelovima zemlje. Postoje tri vrste softvera za telekonferencije: audio, video i multimedijski.
Primarna svrha softvera za telekonferencije je uklanjanje komunikacijskih barijera koje stvara fizička udaljenost. Više ljudi na različitim lokacijama može sudjelovati u istom pozivu. Softver je vrlo isplativ za velike organizacije i štedi dragocjeno vrijeme dok poboljšava komunikaciju.
Telekonferencije samo sa zvukom najčešće su. Ako koristite interni softverski program, svi sudionici poziva pristupaju softveru biranjem internog broja. Program upravlja svim različitim korisnicima i osigurava vezu s pravom konferencijom korištenjem identifikacijskog broja poziva. Kada koristite davatelja usluga, sudionici poziva obično biraju broj 1-800 i unose ID broj konferencije kako bi se pridružili pozivu. Primarna razlika je u troškovima.
Video telekonferencija ima sve iste značajke kao i telekonferencije samo audio, ali dodaje vizualnu komponentu. Ova metoda se koristi u situacijama kada je povoljno vidjeti ostale sudionike. Svatko mora imati web kameru ili sličan uređaj da bi bio izvor videa. Sudionici obično mogu modificirati zaslon kako bi vidjeli sve istovremeno ili samo osobu koja govori.
Multimedijski softver za telekonferencije iskustvu dodaje funkcionalnost računalnog softvera. Sudionici poziva mogu pristupiti određenoj adresi internetskog protokola (IP) i omogućiti ostalim sudionicima da vide što se točno nalazi na zaslonu računala u stvarnom vremenu. Ovo je izvrstan alat za prikazivanje softverskih značajki, dijeljenje informacija ili demonstriranje određene funkcije.
Postoje dva načina upravljanja softverom za telekonferencije: interno ili putem davatelja usluga. Vrlo velike tvrtke s mrežom podružnica mogle bi smatrati da je isplativije interno implementirati i podržavati softver za telekonferencije. Mnoge od tih tvrtki već su uložile u telekomunikacijski softverski paket za upravljanje svim svojim telefonskim i faks linijama. U mnogim slučajevima, telekonferencije su dodatni modul istog softvera.
Vanjski davatelj usluga nudi pristup softveru za telekonferencije putem godišnjeg ugovora ili naknade za korištenje. Popis ponuđenih značajki obično uključuje sve, od osnovnog telefonskog poziva do internetskih telekonferencija za veliki broj ljudi. Trošak ove usluge obično je vezan uz broj istodobnih sudionika, a to predstavlja iskorištenost resursa.