Ugovorno tijelo je osoba ili agencija koja je ovlaštena dati sredstva za projekt prije nego što ta sredstva postanu dostupna. S ovom ovlasti ljudi mogu sklapati ugovore i započeti projekte uz jamstvo da su sredstva na putu. Nakon što je ugovor potpisan, to je formalna obveza i sredstva se moraju dostaviti u roku navedenom u ugovoru.
Državne agencije najčešći su subjekti kojima je dopušteno djelovati s ugovornim tijelom. Ove agencije moraju biti sposobne poslovati prije nego što se sredstva dodijele i raspodijele kako bi se pozabavile hitnim pitanjima ili kako bi se pridržavale mandata, a podržava ih vlada, jamčeći sredstva. Oni mogu koristiti prošla odobrena sredstva kao smjernicu za određivanje koliko će novca biti stavljeno na raspolaganje, a osim obveze izdvajanja sredstava prije donošenja proračuna, također mogu premašiti obećane obveze financiranja ako to postane potrebno.
Kada se proračuni razvijaju i donose, agencije podnose zahtjeve za financiranje s detaljnim pregledom načina na koji će se sredstva koristiti. Agencije mogu naznačiti da su upotrijebile svoje ugovorno ovlasti da bi se obvezale na financiranje i da će za pokrivanje tih obveza biti potreban novac. Također pokušavaju predvidjeti potrebe potrošnje kako bi se pri donošenju proračuna izdvojila odgovarajuća sredstva.
U privatnom sektoru, netko s ugovornim ovlastima ovlašten je pregovarati i potpisati ugovor u ime osobe ili matične tvrtke. Kao i kod vladine agencije koja priprema ugovor, civili s ugovornim ovlastima ne mogu osobno dati sredstva u vrijeme pregovaranja o ugovoru, ali budući da djeluju s pravnim ovlastima, ugovor će biti financiran. Ako postoji spor, najčešće se nalazi u djelokrugu ovlasti. Tvrtka može tvrditi, na primjer, da je nekome dala ograničeno ugovorno ovlasti i da odbija ugovoreni ugovor jer ne zadovoljava njihove potrebe, preskup je ili ima drugih problema.
Prilikom pregovaranja i sklapanja sporazuma s osobama koje imaju ugovorno ovlasti, preporučljivo je dobiti informacije o ograničenjima tog ovlasti kako bi se potvrdilo da će ugovor biti valjan. Ne treba pretpostaviti da zato što netko tvrdi da ima ugovorno ovlasti, on ili ona to stvarno ima. U slučaju da civili sklapaju sporazume u ime poslodavaca ili klijenata, potrebno je dostaviti dokumentaciju koja dokazuje to ovlaštenje.