Da biste odabrali najbolji softver za tijek rada u suradnji, najprije je dobra ideja odrediti od kojih značajki vaša organizacija može imati najviše koristi. Na primjer, ako radite u industriji kao što je oglašavanje, možda će vam trebati softver koji vama i vašim kolegama omogućuje uređivanje i obradu slika ili videozapisa. Isto tako, profesionalci koji rade u uslužnoj industriji mogli bi trebati softver za kolaborativni tijek rada koji uključuje korisničko web sučelje prilagođeno korisniku. Čimbenici kao što su ugled i cijena također mogu doći u obzir pri odabiru najboljeg programa.
Program tijeka rada je bilo koja vrsta računalnog softvera koji profesionalcima omogućuje brže i učinkovitije dovršavanje projekata. U većini slučajeva dokument, fotografija ili video prolaze kroz niz koraka tijeka rada, počevši od trenutka kada se učitaju u sustav i završavaju nakon što su uspješno obrađeni. Suradnički tijek rada opisuje proces koji je osmišljen za prihvaćanje više različitih korisnika koji doprinose istom dokumentu tijeka rada.
Prilikom odabira najboljeg programa za suradnički tijek rada, možda bi prvo bilo dobro odrediti koje vrste softvera najbolje odgovaraju potrebama vaše organizacije. Na primjer, profesionalna fotografska tvrtka treba softver koji uključuje alate za uređivanje slika. Možda ćete otkriti da postoji softver za tijek rada namijenjen isključivo profesionalnim fotografima. Isto tako, osiguravajuće društvo može pronaći programe koji uključuju predloške i automatizirane procese dizajnirane za obradu zahtjeva.
Ako imate manju tvrtku i trebate samo pomoć u praćenju financijskih izvještaja, narudžbi i drugih uobičajenih vrsta dokumenata, možda ćete imati koristi od osnovnog programa tijeka rada. Ova vrsta softvera obično uključuje uobičajene predloške dokumenata. Također bi moglo omogućiti korisnicima da dizajniraju jednostavne procese koji se događaju svakodnevno.
Softver otvorenog koda za kolaborativni tijek rada često se može besplatno preuzeti s interneta. Ovi programi obično su osnovni i ponekad mogu uključivati nedostatke u dizajnu. Međutim, profesionalci s ograničenim proračunima i bez složenih potreba mogu imati koristi od svojih osnovnih funkcija. Drugi koriste softver otvorenog koda kako bi naučili o raznim funkcijama, iako zapravo ne implementiraju softver u svoje svakodnevne operacije.
Profesionalci koji biraju softver za kolaborativni tijek rada također bi mogli uzeti u obzir kvalitetu i cijenu programa. U idealnom slučaju, pojedinac bi mogao odabrati program koji nudi najveći broj korisnih funkcija po najnižoj cijeni. Ovaj softver, međutim, može uvelike utjecati na učinkovitost svakodnevnog poslovanja vaše organizacije. Dugoročno bi moglo biti isplativije platiti malo više za softver koji je pouzdan i koji ima reputaciju izvrsnosti.