Sukladni dokumenti pridržavaju se odredbi i uvjeta povezanih s akreditivom, omogućujući banci da otpusti plaćanje prodavatelju u ime kupca. Akreditivi se koriste u trgovinskim transakcijama, osobito u međunarodnim okvirima, kako bi se olakšalo kretanje sredstava i pružila određena zaštita objema uključenim stranama. Prema uvjetima, kada prodavatelj otpremi robu kupcu i pripremi dokumentaciju, ista se može predočiti banci na plaćanje. Banka pregledava te dokumente kako bi utvrdila jesu li u skladu s pravilima i pušta plaćanje.
Ovaj proces započinje dogovorom između kupca i prodavatelja, koji će uključivati detaljan opis robe koja se prodaje. To se koristi u generiranju akreditiva, tako da banka ima što usporediti s dokumentima koje je dostavio prodavatelj. Kada je dokumentacija sastavljena, ona mora biti potpuna, te mora odgovarati opisu naloga koji je kupac dao banci. Odstupanja mogu rezultirati odbijanjem, a prodavatelju neće biti plaćanja.
Banke su vrlo oprezne pri pregledu dokumentacije jer kupcu žele dati jamstvo da neće biti izvršena uplata za pogrešnu pošiljku. To ponekad može rezultirati odbijanjem iz relativno manjih razloga. Na primjer, narudžba tekstila može opisati boju tkanine kao “losos” u dokumentima poslanim u banku, dok je prodavač opisuje kao “ružičastu”. Banka može odlučiti da nalog više nije sukladan, te će zadržati plaćanje.
Prije nego što prodavači pošalju paket informacija banci, mogu provjeriti ima li odstupanja zbog kojih bi banka mogla odbiti plaćanje. Sukladni dokumenti trebaju opisati pošiljku točno i ispravno, bez krivotvorenja. Prodavatelji mogu provjeriti originalni kupoprodajni ugovor kako bi bili sigurni da isporučuju ono što je kupac tražio i provjeriti ima li malih varijanti koje bi mogle uzrokovati problem s obradom plaćanja. Ako banka odluči da prodavatelj nije dostavio usklađene dokumente, bit će potrebno ponovno obraditi transakciju.
Izraz “sukladni dokumenti” također se koristi na nekoliko drugih načina. Putnici moraju imati u skladu s propisima dokumente za prelazak granice, na primjer, sa svim potrebnim značajkama za prolazak carinskog pregleda. To može uključivati jasnu fotografiju, detaljne demografske podatke i odgovarajuće pečate i potvrde. Dokumenti se također mogu morati pridržavati kodova i protokola koje je uspostavila agencija kako bi bili prihvaćeni za aktivnosti kao što je prijava za bespovratna sredstva.