Kada odgovarate na Zahtjev za ponudu (RFP), morate obratiti veliku pozornost na format svoje poslovne ponude. Odabir pravog formata može značajno poboljšati vaše šanse za dobivanje ugovora. Odabir pogrešnog može značiti da čak i inače idealna ponuda ne uspije.
Daleko najvažnije pravilo je slijediti savjete u RFP-u. Morate se pobrinuti da se pridržavate posebnih uputa o formatu vašeg prijedloga. To je djelomično iz ljubaznosti jer će pomoći osigurati da organizacija ima sve konkurentske prijedloge u sličnom formatu, što će olakšati njihovu usporedbu. Što je još važnije, isporuka traženog formata pokazuje da ste spremni uložiti napor da slijedite precizne upute. Osim ako ste prije surađivali s organizacijom ili imate posebno jaku reputaciju, ovo je jedan od najučinkovitijih načina da pokažete da ćete moći slijediti zahtjeve za izvođenje samog projekta ako dobijete ugovor.
Jedan format poslovnog prijedloga koji gotovo sigurno uključuje sve relevantne informacije je pet Ws – ili, strogo govoreći, pet W i H. Ovaj format odgovara na šest osnovnih pitanja o vašem prijedlogu. Format potječe iz pjesme Rudyarda Kiplinga koja počinje s detaljima šest pitanja: “Imam šest poštenih slugu; naučili su me svemu što sam znao. Zovu se što i zašto i kada, i kako i gdje i tko.”
Postoji nekoliko posebnih točaka na koje treba obratiti pozornost kada se odlučite za format poslovnog prijedloga za državni ugovor. Ključno je da se morate pridržavati svega navedenog u RFP-u. To je zato što vladine agencije obično moraju slijediti stroga pravila o odabiru najboljeg prijedloga kako bi se izbjegle bilo kakve optužbe za neprikladnu pristranost.
Također je vrijedno potražiti dokument pod nazivom “izjava o radu” koji prati RFP i objašnjava kriterije za odabir pobjedničkog prijedloga. Odabir formata poslovne ponude koji je prilagođen ovim kriterijima može povećati vaše šanse da budete odabrani. Koji god format odabrali, posebno je važno osigurati da se pridržavate roka za podnošenje jer državnim agencijama obično nije dopušteno izvršiti svoju prosudbu u prihvaćanju zakasnelih prijava.
Bilo da pišete poslovni prijedlog za državnu organizaciju ili privatnu tvrtku, trebali biste se pobrinuti da on ide dalje od pukog pokazivanja da možete ispuniti kriterije. Budući da to mogu učiniti i drugi ponuditelji, morate pokazati kakvu dodatnu vrijednost vaša ponuda može ponuditi organizaciji. To može uključivati povratne informacije s prethodnih projekata, nagrade koje ste osvojili za svoj rad i bilo što drugo što pokazuje da ste bolji od svojih suparnika, a ne samo isti standard.