Najbolji format fakture je format koji omogućuje maksimalnu pojedinost i jasnoću za tvrtku ili pojedinca koji generira fakturu i za osobu ili organizaciju koja prima fakturu. Neke od najvažnijih informacija koje treba uključiti u fakturu uključuju ukupan iznos koji se naplaćuje, kao i detaljan prikaz proizvoda ili usluga koji daju taj ukupni iznos. Ako postoje neki drugi troškovi, porezi ili naknade koji se također uračunavaju u ukupnu fakturu, oni bi također trebali biti prikazani u detaljnom računu troškova. Također, važno je osigurati da postoje jasne informacije o tome kako se faktura treba platiti, postoje li opcije plana plaćanja ili opcije u pogledu vrsta plaćanja koje se prihvaćaju i datuma dospijeća do kada se troškovi na faktura se mora platiti.
U nekim slučajevima format fakture može biti vrlo jednostavan. Na primjer, slobodni pisac koji fakturira časopisu za pružene usluge može sadržavati samo sljedeće na svojoj fakturi: njezino ime i adresu, jedan redak o pruženim uslugama i povezanim troškovima te informacije o tome kako joj časopis može platiti za njezine usluge. S druge strane, dobavljač građevinskog materijala možda će morati koristiti vrlo detaljan i napredan format kada izvođaču naplaćuje zalihe za neboder.
U većini slučajeva tvrtke mogu stvoriti jedan format računa koji će se koristiti za gotovo svaku transakciju. To čini proces fakturiranja mnogo lakšim i pojednostavljenim. Ako postoje klijenti koji zahtijevaju brojne dodatne informacije na fakturi, to se može dodati u odjeljak “Napomene” koji se može dodati u format fakture. Ovisno o potrebama različitih klijenata tvrtke i rasponu usluga, može biti potrebno da tvrtka koristi više od jednog formata računa. U ovoj situaciji važno je koristiti što manje formata samo kako bi se proces pojednostavio i informacije bile što organiziranije.
Tvrtke mogu započeti s jednostavnim formatom fakture i prilagoditi format kako bi zadovoljile svoje specifične potrebe koje se javljaju tijekom vremena. Ovo je često najbolji način za pronalaženje savršenog formata fakture za tvrtku. Međutim, za početak postoji niz tvrtki koje prodaju osnovne formate faktura. Neke je moguće dobiti besplatno pomoću softvera za obradu teksta.