Kriteriji za odabir najbolje baze podataka o narudžbenicama uključuju specifične potrebe vašeg poslovanja, jednostavnost korištenja, zahtjeve sustava i cijenu. Primarna svrha ili funkcija baze podataka o narudžbenicama je elektroničko praćenje i pohranjivanje narudžbenica, pojednostavljujući proces za učinkovitije upravljanje narudžbenicama. Umjesto da vi ili vaš upravitelj narudžbenica prati stotine ili tisuće papirnatih narudžbenica, najbolji sustav baze podataka narudžbe će vam pomoći da posao obavite učinkovitije i točnije. Budući da narudžbenica predstavlja pravno obvezujući ugovor između klijenta i dobavljača, odnosno kupca i prodavatelja, točnost je bitna za definiranje uvjeta transakcije.
Osim praćenja narudžbenica na centraliziranoj lokaciji i čuvanja pouzdane povijesti transakcija, baze podataka narudžbenica nude dodatne pogodnosti. Među njima su ugrađene funkcije revizije i pregleda te provedba tijeka rada koja omogućuje ažuriranja i revizije prema potrebi. Kvalitetni sustavi baza podataka također vam omogućuju provođenje čišćenja podataka kako biste uklonili pogreške kao što su dupli zapisi. Ukupni rezultati odabira i implementacije najboljeg sustava baze podataka o narudžbenicama trebali bi biti povećana učinkovitost i produktivnost.
Razmislite o vrsti posla koje vaša tvrtka radi kako biste lakše odredili koja je baza podataka o narudžbenicama najbolja za vas. Na primjer, možda će vam trebati baza podataka za rukovanje transakcijama narudžbenice poduzeća ili zaliha. Prvi je najprikladniji za tvrtke koje naručuju zalihe ili usluge od dobavljača. Potonji je najprikladniji za tvrtke koje upravljaju zalihama, jer moraju pratiti kupnju i prodaju kako bi održale točne razine zaliha.
Jednostavnost korištenja, atribut koji se inače naziva “prijateljstvo za korištenje”, još je jedan važan faktor pri odabiru najbolje baze podataka narudžbenica za vaše poslovanje. Odaberite onaj koji ima vodiče ili čarobnjake koji će vam pomoći da naučite postaviti i implementirati svoj sustav baze podataka što je brže i jednostavnije. Izbjegavajte komplicirana sučelja i softver koji nema prave značajke iz kutije; odabrani sustav baze podataka trebao bi olakšati, a ne ometati vašu sposobnost da poboljšate upravljanje narudžbenicama u vašem poslovanju.
Zahtjevi sustava za vašu bazu podataka narudžbenica trebali bi biti kompatibilni s vašim trenutnim računalnim sustavom kako biste uštedjeli vrijeme i novac. Na primjer, pregledajte zahtjeve za operativni sustav, platformu, procesor i memoriju kako biste utvrdili hoće li baza podataka biti kompatibilna i radi li ispravno na vašem sustavu. Također je važno pregledati proračun vaše tvrtke kako biste utvrdili što si možete udobno priuštiti, a da pritom dobijete najbolju bazu podataka narudžbenica za svoje poslovanje.