Kako bi se izvršila strateška analiza škole koja uzima u obzir prednosti, slabosti, prilike i prijetnje (SWOT), potrebno je poduzeti niz različitih koraka. Prije nego što možete provesti SWOT analizu škole, morat ćete identificirati kvalifikovanog moderatora. To bi trebao biti netko tko nije povezan s vašom školom, pa biste možda željeli ugovoriti posao s drugom školom ili institucijom ako si ne možete priuštiti nekoga zaposliti. Zatim biste trebali okupiti raznoliku skupinu nastavnika i administratora kako biste osmislili prilike i sve prijetnje, zajedno s jakim stranama i raznim slabostima s kojima vaša ustanova mora raditi. Posljednji korak u provođenju SWOT analize škole uključuje prikupljanje svih informacija zajedno i njihovo korištenje za rješavanje određenog problema.
SWOT proces je vrsta fokus grupe koja se može koristiti za analizu ideja, koncepata i institucija te za rješavanje različitih problema. Ovaj proces se bavi vanjskim i unutarnjim čimbenicima, a može se provesti na dva osnovna načina. Vanjski čimbenici predstavljaju različite prijetnje i prilike, dok su dva unutarnja čimbenika obuhvaćena SWOT analizom slabosti i snage. Možete odabrati da prvo razmislite o prednostima i slabostima, iako je također popularno započeti utvrđivanjem prilika i prijetnji. Tada je moguće ispitati svoje snage i slabosti, imajući na umu specifične prilike i prijetnje s kojima se vaša škola suočava.
Prije nego što se može provesti učinkovita SWOT analiza škole, mora se identificirati vješt moderator. Moderator obično ne bi trebao raditi za vašu školu ili biti uključen u nju na bilo koji način kako bi osigurao najbolje rezultate. Ako vaša škola može priuštiti angažirati vanjskog moderatora, trebali biste razmisliti o tome. Također biste trebali razmisliti o kontaktiranju druge lokalne institucije kako biste dogovorili zamjenu osoblja. U tom slučaju, druga institucija će vam osigurati moderatora iz svog osoblja, u zamjenu da pošaljete člana osoblja da izvrši SWOT analizu škole koja nije vaša.
Nakon što pronađete moderatora, morat ćete identificirati sve specifične probleme koje vaša SWOT analiza treba riješiti. Možda ćete htjeti provesti SWOT analizu škole jednostavno kako biste poboljšali instituciju u cjelini, iako je također moguće pozabaviti se specifičnijim pitanjima kao što je uključenost roditelja. Zatim je potrebno održati sesiju razmišljanja kako biste identificirali SWOT probleme koji se odnose na vašu školu. Ovaj proces obično bolje funkcionira ako radite s fokusnom grupom umjesto samo s jednom ili dvije osobe. Zatim se može održati druga sesija kako bi se osmislio plan za korištenje informacija otkrivenih tijekom analize.