U mnogim aspektima, pisanje pisma prijedloga je kao i svaka druga vrsta poslovnog pisanja. Jasno, sažeto, točno pisanje važno je za svaki poslovni dokument. Poslovni prijedlozi, međutim, zahtijevaju posebne komponente, kao što je propratno pismo prijedloga. Pismo s prijedlogom, slično kao i propratno pismo životopisa, služi kao uljudan uvod u dati prijedlog. Korištenje aktivnog glasa, poštivanje prihvaćenog ponašanja poslovnog pisanja i pokazivanje zahvalnosti za čitateljevo ograničeno vrijeme najvažniji su za uspješan odgovor.
Često, kada velike organizacije objavljuju zahtjeve za više projekata, propratno pismo prijedloga služi da informira čitatelja na koji zahtjev za prijedlog (RFP) dokument odgovara. Ako ne postoji odnos između profesionalaca ili tvrtki, pismo s prijedlogom djeluje i kao uvod i prilika da se ostavi dobar prvi dojam. Kada veza već postoji, propratno pismo može poslužiti kao prilika za kompliment, izražavanje zahvalnosti ili produženje dobre volje između obje strane.
Bez obzira postoji li odnos između stranaka ili ne, svako pismo prijedloga treba slijediti pravilan poslovni bonton. Na primjer, dokument treba biti oblikovan s odgovarajućim naslovima, urednim marginama i standardnim fontom ili fontom. Očekuje se obraćanje pisma odgovarajućem kontaktu i korištenje profesionalnog pozdrava prihvatljivog za kulturu klijenata. Netočne kontakt informacije ili pozdrav koji je previše neformalan može utjecati na to hoće li se pismo prijedloga pročitati ili odbaciti.
Osim pravilnog bontona, važan je i ton pisma s prijedlogom. Formalni, ali personalizirani pristupi obično najbolje funkcioniraju u zapadnim kulturama, s nekim poslovnim odnosima koji dopuštaju neformalni ton. Istočne kulture obično, iako ne uvijek, preferiraju formalni, profesionalni pristup. Ako postoji sumnja u pravilan ton, najbolji je formalan i profesionalan pristup.
Iako nijedno pismo s prijedlogom ne jamči prihvaćanje, korištenje aktivnog glasa i sažetog pisanja poboljšava izglede. Nemojte koristiti dvije ili tri riječi, kada će jedna biti dovoljna. Kratke, jednostavne rečenice su bolje od dugih, složenih pasusa. Aktivan glas prikazuje jasnoću i samopouzdanje, stoga izbjegavajte glagole “biti” u svom pisanju. Izbjegavajte fraze kao što su “ako želite” ili “možda biste radije”. Umjesto toga odlučite se za jake akcijske glagole i izravne pozive na radnju.
Specifičan sadržaj pisma prijedloga razlikuje se za svaki projekt i poslovni odnos. Jedna uobičajena pogreška koju profesionalci čine u pisanju propratnog pisma je ponovno ponavljanje ili sažimanje informacija sadržanih u popratnim dokumentima. Imajte na umu da je većina poslovnih stručnjaka ograničena na vrijeme. Poštujte vrijeme svog čitatelja i nemojte jednostavno ponavljati sadržaj svog prijedloga. Umjesto toga, napišite svoje pismo imajući na umu uvod licem u lice: što biste rekli ili kako biste se osobno predstavili prije nego što predate dokument o prijedlogu?