Obrađivač plaća je pojedinac ili subjekt odgovoran za obradu platnog spiska tvrtke. Osoba ili tvrtka koja služi kao obrađivač plaća obično ima posao obrade obračuna plaća i pripreme čekova zaposlenika, izravnih depozita i drugih načina plaćanja. U nekim slučajevima on može biti odgovoran i za obradu plaćanja neovisnog izvođača. Kao dio ovog procesa, obrađivači plaćanja obično se terete za porez po odbitku od plaćanja zaposlenika u skladu s primjenjivim zakonima u određenoj jurisdikciji. Isto tako, možda će morati zadržati novac za takve stvari kao što su računi za mirovinu i drugi dobrovoljni doprinosi zaposlenika.
Kada zaposleniku, a ponekad i neovisnom izvođaču, tvrtka isplati novac, to je obično procesor plaćanja. Procesor plaćanja koristi evidenciju koju pruža tvrtka kako bi odredio koliko sati je osoba radila i njegovu satnicu. Međutim, ako osoba prima utvrđenu plaću, obrađivač može umjesto toga koristiti evidenciju tvrtke kako bi odredio iznos plaće koji se duguje u razdoblju plaćanja. Ovaj iznos postaje bruto plaća koju zaposlenik treba, iako možda nije iznos koji on stvarno prima.
U većini mjesta obrađivač plaća ne priprema samo čekove zaposlenika na temelju bruto iznosa plaće zaposlenika. Umjesto toga, od njega se često traži da zadrži niz obveznih poreza od plaćanja zaposlenika. On također može, međutim, zadržati iznose za stvari na koje je zaposlenik pristao. Na primjer, možda će morati zadržati doprinose za takve stvari kao što su računi za mirovinsko i zdravstveno osiguranje. Zadržavanja na plaćama mogu varirati ovisno o nadležnosti, poslodavcu i željama pojedinog zaposlenika.
Obrađivač plaća ponekad će morati prilagoditi plaću zaposlenika od osnovnog iznosa kada priprema plaće. Na primjer, možda će u nekim slučajevima morati napraviti prilagodbe za stvari kao što su godišnji odmor ili vrijeme bolovanja. On također može prilagoditi plaću zaposlenika za vrijeme odmora. U nekim slučajevima, osoba ili tvrtka s ovim naslovom također mora izračunati iznos koji dospijeva i uskladiti plaćanje zaposlenika zbog plaćanja prekovremenog rada.
Često je obrađivač plaća pojedinac, ali zadatkom se ponekad bavi cijeli tim, odjel ili tvrtka za obračun plaća. Ponekad je obrađivač plaća zaposlenik tvrtke koji se bavi obradom plaća za najmanje jednog zaposlenika. U vrlo malim tvrtkama, vlasnik poduzeća može sam obrađivati isplate plaća. U nekim slučajevima, međutim, cijeli odjeli su posvećeni obradi plaća, a neke tvrtke čak predaju obradu plaća na usluge obračuna plaća.