Prednosti digitalnog sustava arhiviranja su brojne, a uključuju smanjenje troškova za tvrtku, prednosti za okoliš i povećanu jednostavnost sortiranja i pronalaženja te premještanja dokumenata. Početni proces postavljanja digitalnog sustava arhiviranja može biti malo zahtjevniji, ali mnogi uredi smatraju da je ured bez papira, ili čak polu-bez papira, koristan za tvrtku s vremenom. Još jedna od prednosti digitalnog kartotečnog sustava kao što je ovaj je da omogućuje uredu rad u manjem okruženju, jer nije potrebno puno prostora za pohranu dokumenata u papirnatom kartotečnom sustavu.
Digitalni sustav arhiviranja, u kojem se papirnati dokumenti ili skeniraju u računalo ili jednostavno kreiraju na računalu, može se uspostaviti u mnogim različitim uredskim okruženjima. Dokumenti se po potrebi mogu ispisati, kao što je slanje poštom klijentu, ali u suprotnom uredski zaposlenici mogu pristupiti dokumentima na računalu bez potrebe za otpadnim papirom. Smanjenje upotrebe papira i pisača može tvrtki uštedjeti mnogo novca. Osim toga, mnogo je korisniji za okoliš; čak i ako ured reciklira većinu svog papira, proizvodnja papira i dalje uzrokuje štetu okolišu.
Pohrana digitalnog sustava arhiviranja odvija se u potpunosti na tvrdim diskovima. To omogućuje pohranu tisuća dokumenata na jednom malom prostoru, štedeći vrijedan uredski prostor. Tvrdi diskovi nastavljaju povećavati veličinu pohrane dok se fizička veličina smanjuje, što je još jedna prednost. Osim toga, kopije dokumenata mogu se napraviti sigurnosnu kopiju na brojnim drugim tvrdim diskovima na odvojenim mjestima iz sigurnosnih razloga, a mogu se učiniti sigurnijim korištenjem alata kao što su lozinke i enkripcija. Pretraživanje i izvlačenje dokumenata postaje puno lakše.
Provođenje pretraživanja na tvrdom disku obično traje najviše nekoliko minuta. Dokumentu se tada može lako pristupiti, mijenjati ga, poslati e-poštom ili ispisati po potrebi. Neke tvrtke smatraju da ne mogu biti potpuno bez papira, ali čak i smanjenje upotrebe papira, kao što je korištenje digitalnog sustava arhiviranja za pohranu novijih dokumenata, može napraviti razliku. Uredi koji žele implementirati digitalni sustav arhiviranja morat će nabaviti dodatne alate kao što su skeneri, a za pretvaranje dokumenata u digitalne obrasce može potrajati dosta vremena, ali nakon što se sustav postavi, postaje relativno lako održavati.