Upravljanje kapacitetom je proces ili metoda koja je osmišljena da identificira i održi idealnu ravnotežu između učinkovitosti poslovanja i zadovoljstva koje kupci dobivaju od roba i usluga koje ta tvrtka nudi. Cilj je poslovati na optimalnoj razini kapaciteta, kako u smislu učinkovitosti rada, tako i dobiti ostvarene u proizvodnji svake jedinice, uz poduzimanje koraka za zaradu i održavanje vjernih i zadovoljnih kupaca na dugi rok. Upravljanje kapacitetom može se odnositi na cjelokupnu funkciju poslovanja ili se usredotočiti na specifična područja poslovanja, kao što su kvaliteta i učinak napora informacijske tehnologije unutar tvrtke.
Kada se govori o IT funkcijama, upravljanje kapacitetima je proces koji se koristi za upravljanje funkcijama informacijske tehnologije na način koji ostvaruje nekoliko ciljeva. Prvo, upravljanje performansama mreže održava se na razini kapaciteta koja čini internu dijeljenje podataka i komunikaciju što je moguće učinkovitijom, s obzirom na ograničenja trenutnih hardverskih i softverskih aplikacija unutar strukture tvrtke. Istodobno, ova vrsta upravljanja IT kapacitetima također će sagledati kako mreža funkcionira u smislu pružanja usluga korisnicima i podrške kada i prema potrebi. To može uključivati razvoj funkcija automatskog odgovora unutar programiranja e-pošte koje automatski usmjeravaju e-poruku s potvrdom svakom kupcu koji pošalje upit putem tog medija. IT profesionalci također mogu poduzeti korake za implementaciju programiranja koje pomaže minimizirati vrijeme čekanja kada korisnik nazove centar za korisničku podršku s pitanjem ili zabrinutošću.
Isti opći princip upravljanja kapacitetima može se primijeniti iu drugim sektorima poslovanja. Tvrtka može preraditi proizvodni prostor gdje se proizvodi proizvodi, u nastojanju da poveća broj proizvedenih jedinica svakog sata. Tijekom procjene utjecaja redizajniranog proizvodnog poda, tvrtka će također osigurati da promjene ne utječu negativno na kvalitetu proizvedenih jedinica. Kao rezultat, povećava se proizvodni kapacitet poda, dok kapacitet za zadovoljstvo kupaca ostaje na istoj visokoj razini.
Upravljanje kapacitetom nužan je zadatak za svaku tvrtku koja želi ostati konkurentna na tržištu. Bez poduzimanja koraka za provođenje analize učinka na različitim komponentama poslovanja, kao i poslovanja u cjelini, nema šanse da se upustite u zadatak podešavanja performansi. Poduzeće koje ne procjenjuje stalno radi li optimalnim kapacitetom ili ne, na kraju će izgubiti kupce zbog konkurencije i neće moći nadoknaditi te gubitke novim kupcima.