Budući da se sada toliko poslova obavlja putem e-pošte, razumijevanje bontona poslovne e-pošte od velike je vrijednosti. Nekoliko smjernica koje treba imati na umu su poznavati svoju publiku, održavati komunikaciju kratkom i jasnom te održavati poslovnu e-poštu sličnom običnoj poslovnoj pošti. Unutar ovih smjernica za bonton poslovne e-pošte postoji nekoliko iznimaka.
Ako netko odgovara na upit za posao ili poslovnu objavu, svakako provjerite kada je to moguće može li poslati privitke. Poslovni e-mail kao odgovor na oglas za posao trebao bi u biti biti propratno pismo. Većina oglasa će navesti treba li priložiti životopis ili izrezati i zalijepiti životopis. Neke tvrtke neće otvarati privitke i brisati će e-poštu s privitcima.
Također, kada je privitak prihvatljiv, budite sigurni da nije velike duljine. Slanje bilo čega iznad 150 smatra se velikim kršenjem bontona poslovne e-pošte u većini slučajeva. Međutim, projekt na kojem dvoje ljudi rade zajedno može povremeno zahtijevati grafiku ili projektne datoteke koje zauzimaju više prostora. Jednostavno provjerite želi li poslovni suradnik da se oni pošalju putem e-pošte. On ili ona možda preferiraju kopiju diska s e-poštom kako bi smanjili koliko dugo je potrebno za učitavanje e-pošte.
Etiketa poslovne e-pošte predlaže korištenje formalnosti u obraćanju ljudima. Općenito, obraćajte se ljudima kao što biste to činili da razgovarate s osobom. Ako se obično obraća nekome s g. Brown, nemojte započinjati pismo korištenjem imena gospodina Browna. Ako se gospodina Browna obično zove po imenu, bonton poslovne e-pošte dopušta manje formalnu adresu.
Kada netko nije upoznat s bračnim statusom žene, etiketa poslovne e-pošte sugerira izraz gospođa. Iznimka je e-poruka liječnicima. U ovom slučaju koristite službeni naziv Dr.
Svakako uključite određeni predmet u vezi sa sadržajem nečije e-pošte. To može biti “Odgovor na oglas za posao #1351 na Craigovom popisu” ili “Nađimo se ovaj tjedan kako bismo razgovarali o mogućnostima.” Pobrinite se da predmet odražava materijal koji namjeravate prezentirati.
Poslovna e-pošta ne treba kreativne interpunkcijske znakove, smješke ili druge procvate koji bi se mogli pojaviti u ležernoj e-pošti između prijatelja. Također bi trebao biti bez kratica za chat. Dva bliska poslovna suradnika mogu ih uključiti u svoje e-poruke, ali općenito je bolje formalno.
Da biste smanjili prostor, nemojte citirati sav materijal koji je netko drugi poslao. Izrežite, zalijepite i citirajte samo kratke dijelove materijala kada je to relevantno. Ako materijal nije relevantan, izbrišite citirani materijal prije nego što odgovorite na poruku. Također, neka vlastiti materijal bude kratak i precizan.
Etiketa poslovne e-pošte dodatno zahtijeva od osobe da komunicira koristeći dobru gramatiku, dobro konstruirane rečenice i pravilno napisane riječi. Ako netko nije jak u ovim područjima, komunikacija može izgledati prilično glupo i učiniti da se čini manje inteligentnim. Svakako provjerite pravopis i gramatiku materijala, a zatim ga ponovno pročitajte, naglas, kako biste provjerili ima li smisla. Ako gramatika i dalje predstavlja problem, razmislite o tečaju poslovnog pisanja kako biste poboljšali pisanu komunikaciju.
Na kraju, nemojte na popis šala dodavati poslovne suradnike. Ovo je očito kršenje bontona poslovne e-pošte. Ako netko radi s nekim tko voli šale, zatražite njegovu privatnu e-poštu za dodavanje na svoj popis. Također, nikada nemojte prosljeđivati lančanu poštu poslovnom suradniku. Ako netko primi upozorenje o virusu, provjerite internetske stranice za lažne prijevare prije nego što ovo pošaljete poslovnim suradnicima. Većina upozorenja o virusima koja se šalju e-poštom su prijevare i uzrokuju nepotreban alarm ili zauzimaju prostor u poslovnom poštanskom sandučiću.