U timu za nabavu postoji pet uloga: kupac, službenik za nabavu, voditelj nabave, direktor i analitičar nabave. Nabava je drugi pojam za nabavu i koristi se za opisivanje aktivnosti koje se odnose na nabavu materijala i zaliha za poslovanje poduzeća ili druge organizacije. Svi članovi tima za nabavu pružaju osnovne usluge i vještine potrebne za učinkovito ispunjavanje zahtjeva velike organizacije.
Kako bi se kvalificirali za članstvo u timu za nabavu, svi kandidati moraju završiti minimalnu visoku diplomu iz poslovanja ili nabave. Profesionalno osoblje za nabavu potrebno je da završi preddiplomski studij ili četverogodišnju diplomu na akreditiranom sveučilištu. Uz ovaj uvjet, većina poslodavaca zahtijevat će od kandidata da steknu profesionalnu oznaku certificiranog stručnjaka za nabavu (CPP). Rukovodeće osoblje često ima magisterij iz poslovne administracije ili poslijediplomski certifikat iz nabave.
Unutar tima za nabavu kupac je početni položaj. Službenik za nabavu i analitičar su profesionalne pozicije, ali obično nemaju nadzorne odgovornosti. Voditelj nabave dužan je obavljati nadzorne i upravljačke odgovornosti. Direktor nabave postavlja strateški smjer i uključen je u pregovore visoke vrijednosti.
Odgovornosti tima za nabavu obično se dijele na dva aspekta: vrijednost robe i vrijednost u dolarima. Roba je izraz koji se koristi za opisivanje određene skupine proizvoda ili usluga. Razina ovlaštenja usko je povezana s razinom obrazovanja i položajem unutar organizacijske strukture.
Na primjer, jednom kupcu u pekari može se dodijeliti sva suha roba, a drugom kupcu sav materijal za pakiranje. On ili ona su odgovorni za odabir prikladnog dobavljača s odobrenog popisa i izdavanje narudžbenice. Službenik za nabavu odgovoran je za izdavanje zahtjeva za prijedloge (RFP) i pregled podnesaka za odabir odobrenog dobavljača ili dobavljača za popis kupca.
Voditelj nabave odgovoran je za nadzor nad radom kupaca i službenika nabave. Voditelj nabave upravlja svim RFP-ima iznad unaprijed određene vrijednosti u dolarima. Ovo razdvajanje je neovisno o vrsti robe.
Analiza nabave prvenstveno je pozicija informacijske tehnologije. Ova je osoba odgovorna za izradu izvješća za praćenje aktivnosti potrošnje prema ugovorima i neugovorenoj potrošnji te za osiguravanje usklađenosti s politikom. U ovoj je ulozi često potrebna dodatna obuka iz statistike, upravljanja podacima i srodnih vještina.
Direktor nabave odabire dugoročni smjer za odjel i sudjeluje u pregovorima o ugovoru visokog profila. Na primjer, mnoge tvrtke kreću se prema elektroničkim sustavima nabave kao metodi smanjenja troškova. Strukturnim, proceduralnim i političkim promjenama potrebnim za ovu promjenu upravlja direktor nabave.