Upravljanje projektnim promjenama je proces koji timovima omogućuje uvođenje promjena u projekt kada je to potrebno. Cilj je minimizirati učinak koji promjene u projektima mogu imati na uspješno ispunjavanje projektnih rokova. Predložene izmjene se ispituju kako bi se odredila razina rizika u modificiranju projekta. Nakon što se utvrdi da će promjena dodati vrijednost i da ne zahtijeva veće izmjene, ona se provodi. Ako je predložena promjena potrebna, ali zahtijeva izmjenu plana projekta, zahtjev za promjenu podnosi podnositelj zahtjeva, obično član tima ili kupac.
Neki problemi ili zahtjevi za izmjenom plana projekta često su neizbježni. Obično je plan upravljanja promjenama projekta unaprijed određen prije početka projekta. To omogućuje sustavan način rješavanja promjena projekta i revizija koje pomiču ciljeve i zadatke projekta naprijed.
Kada se predlože promjene u projektima, procjenjuje se učinak modificiranja promjene. Plan upravljanja promjenama projekta može osigurati kohezivnost kako bi se osiguralo da će dovršeni projekt zadovoljiti potrebe korisnika. Utjecaj predložene promjene projekta obično se analizira za jedan od tri ishoda:
Prvo se razmatra primjerenost tražene promjene. Zahtjev za promjenom mjeri se prema tome može li se promjena dogoditi bez izmjene plana projekta. Promjena se može provesti što je prije moguće ako čimbenici kao što su kriteriji korisnika, opseg projekta, raspored ili proračun ne zahtijevaju izmjene.
Drugo, promjena bi mogla biti prikladna, ali zahtijeva izmjenu plana projekta. Nalog za upravljanje promjenama projekta obično ispunjava podnositelj zahtjeva. Redoslijed promjena opisuje predloženu promjenu i definira područja projekta na koja utječe. Ove informacije mogu uključivati specifičnosti troškova i mogućih rizika za rezultate projekta. Voditelj projekta uključuje promjenu i dopunjuje projektni plan kako bi odražavao izmjene.
Konačno, moglo bi se odlučiti da neke promjene predložene od strane kupca ili člana tima nisu potrebne. Moglo bi se utvrditi da provedba promjene ne dodaje vrijednost projektu. U tom slučaju, zahtjev se premješta na popis problema projekta i rješava s podnositeljem zahtjeva kasnije.
Ključni sudionici projekta obično su odgovorni za proces upravljanja promjenama u projektu. Obično, voditelj projekta i sponzor – veza između menadžmenta i projektnog tima – moraju odobriti redoslijed promjena prije nego što dođe do promjena u projektu. Kupci se također moraju odjaviti ako će predložene promjene utjecati na njih.