Praćenje dugotrajne imovine je proces koji tvrtke i organizacije koriste za praćenje cjelokupne dugoročne ili fiksne imovine. Tvrtke koriste praćenje dugotrajne imovine kao dio svog računovodstvenog procesa i za sprječavanje krađe, svrhe amortizacije i kontrole zaliha. Pokušati najbolje pratiti dugotrajnu imovinu znači identificirati tu imovinu, odrediti koji sustav koristiti za njihovo praćenje i održavati informacije o imovini u sustavu za praćenje uvijek ažurnim. Osiguravanje da su svi zaposlenici unutar tvrtke upoznati sa sustavom također može osigurati da informacije o dugotrajnoj imovini ostanu aktualne.
Identificiranje svega što zahtijeva praćenje osnovnih sredstava može biti prvi izazov. Možda je najlakši način da to učinite da počnete pratiti svu imovinu kako ona dođe u tvrtku, počevši od 1. dana poslovanja, ako ne i prije. Preporuča se dodavanje informacija o novoj dugotrajnoj imovini u sustav praćenja prije nego što imovina napusti ruke kupca. To osigurava da imovina ne nestane prije nego što se njezina prisutnost čak i prizna.
Praćenje dugotrajne imovine također uključuje odabir sustava koji će se koristiti za praćenje, bilo da se radi o jednostavnom računskom softverskom programu, sustavu crtičnog koda ili sustavu oznaka radiofrekventne identifikacije (RFID). Takvi sustavi mogu pojednostaviti praćenje postavljanjem rasporeda amortizacije i izradom izvješća i informacija potrebnih za računovodstvene procese. Najbolji sustav praćenja za određenu tvrtku bit će onaj koji je dizajniran za upravljanje količinom dugotrajne imovine koja se prati, bilo da je velika ili mala.
Ključ za uspješno praćenje dugotrajne imovine je ažuriranje informacija o imovini. Na primjer, ako je kamion naveden kao imovina tvrtke, ali je ukupan u prometnoj nesreći, više nije imovina. Treba ga ukloniti iz sustava za praćenje. Ako se to ne učini, moglo bi doći do toga da se vozilo i dalje računa kao oporeziva imovina. Ako je tvrtka dovoljno velika i komunikacija se prekine, nedostatak ažuriranih informacija o praćenju mogao bi dovesti do drugih problema ako, na primjer, zaposlenik misli da će moći koristiti službeno vozilo za putovanje u vezi s poslom, nesvjestan da više nije dostupan.
Jednostavan način da budete sigurni da je praćenje dugotrajne imovine najbolje je uključiti zaposlenike tvrtke. Ako će zaposlenik koristiti imovinu tvrtke, pobrinite se da je ne može uzeti bez službene provjere na svoje ime. Utvrdite posljedice za propuštanje službene provjere imovine kada se završi s njom i naglasite važnost ukazivanja na sve probleme s imovinom čim se uoče. Inače bi sustav praćenja mogao netočno odražavati tko je zadnji imao automobil i gdje se nalazio, a to narušava značajnu svrhu praćenja osnovnih sredstava.